Pratiques exemplaires

Un barbecue communautaire représente un excellent moyen de rassembler les gens. Que le barbecue soit une activité isolée ou qu’il fasse partie d’un rassemblement plus élargi, une planification rigoureuse et une attention particulière à la sécurité et aux détails logistiques aideront les organisateurs à tenir un barbecue agréable qui respecte les exigences municipales. Les lignes directrices suivantes décrivent les pratiques exemplaires pour organiser et tenir un barbecue communautaire sur une propriété de la Ville du Grand Sudbury.

Planification et préparation    

• Définir l’objectif de l’activité: Définir la raison pour laquelle l’on désire tenir un barbecue communautaire (par exemple, célébrer une étape importante, appuyer des efforts de collecte de fonds ou rassembler les voisins).
• Choisir un emplacement approprié: Choisir un lieu où il y a assez d’espace ouvert pour assurer la cuisson et le service, un lieu étant facile d’accès pour les véhicules et l’équipement. Il doit se trouver à proximité de commodités comme des toilettes et des poubelles. Décider si un accès à l’électricité ou à l’eau est nécessaire et confirmer cet accès à l’avance. S’assurer que le lieu est accessible à tous les participants, y compris ceux qui utilisent des aides à la mobilité
• Réserver l’espace dès que possible: Pour tenir un barbecue sur une propriété municipale, il faut conclure une entente de réservation d’une installation avec la Ville du Grand Sudbury et des frais pourraient être exigés. Il faut aussi obtenir une assurance-responsabilité d’événement, avec une couverture générale de deux millions de dollars, inscrivant la Ville du Grand Sudbury à titre d’assuré additionnel. Envoyer un courriel à Events@greatersudbury.ca afin de vérifier la disponibilité de l’emplacement et de la date, de soumettre une demande de réservation et d’être mis en contact avec un agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury
• Élaborer un budget: Inclure les coûts de la nourriture, des fournitures, des permis, de la location de l’équipement et de l’assurance, de même que de tout loisir et de toute autre activité étant prévus dans le cadre du barbecue.
• Recruter des bénévoles: Recruter des personnes qui pourront aider à la mise en place de l’équipement, à la cuisson, au service et au nettoyage. Attribuer des rôles clairs afin de garantir le bon déroulement du barbecue
• Soumettre une demande d’autorisation pour un événement spécial: Après avoir confirmé la disponibilité de l’emplacement et de la date et réservé l’installation, soumettre une demande d’autorisation pour un événement spécial afin de fournir au personnel municipal les détails du barbecue.
• Présenter une demande de permis: Présenter une demande de permis de service d’alimentation pour un événement spécial auprès de Santé publique Sudbury et districts. Si de la viande crue doit être manipulée et cuite dans le cadre de cette activité, les bénévoles chargés de la manipulation de la viande doivent posséder une certification en tant que préposé à la manutention des aliments.

Exigences en matière de sécurité    

• Revêtement de sol non inflammable: Couvrir le sol sous le barbecue d’un revêtement protecteur non inflammable afin de ne pas endommager l’herbe ou le sol.
• Récipient à graisse: Utiliser un récipient à graisse pour attraper la graisse et éviter les déversements et les taches.
• Extincteur d’incendie: Garder sur les lieux un extincteur d’incendie de cinq livres. L’extincteur doit avoir été acheté ou entretenu au cours de la dernière année.  L’extincteur doit être vérifié tous les mois pour garantir son bon état de fonctionnement.
• Sécurité de la tente: • Les barbecues à propane sont interdits à l’intérieur des structures et des tentes et sous les auvents. Toute tente et tout auvent utilisés sur les lieux doivent porter une étiquette signalant qu’ils sont ignifuges. S’assurer que les tentes sont bien fixées en place avec des poids.
• Distance sécuritaire: Placer le barbecue à au moins un mètre de toute tente. S’assurer que le barbecue est placé à une distance sécuritaire de tout arbre, de tout immeuble et de toute autre structure afin d’éviter tout risque de dommage ou d’incendie.
  Le respect de ces consignes de sécurité aide à garantir la sécurité du barbecue communautaire pour les participants et sa conformité aux règlements municipaux et à la réglementation en matière d’incendie.

Manipulation des aliments et sécurité alimentaire  

• Suivre toutes les lignes directrices de santé publique relatives à la préparation des aliments, à l’entreposage des aliments et au service alimentaire
• Séparer les aliments crus des aliments cuits afin d’éviter toute contamination croisée.
• Procurer des postes adéquats de lavage ou de désinfection des mains aux bénévoles qui manipulent les aliments.
• Éliminer les déchets et les restes alimentaires d’une manière sécuritaire afin de ne pas attirer les animaux sauvages.
  Pour obtenir des renseignements additionnels sur la salubrité des aliments, visiter le site Web de Santé publique Sudbury et districts pour prendre connaissances des plus récentes lignes directrices

Sécurité

• Élaborer un plan d’urgence clair, lequel doit comprendre les coordonnées des services d’urgence et des organisateurs du barbecue
• Demander à des bénévoles de surveiller les aires de cuisson et de gérer la foule circulant près du barbecue.
• Garder des fournitures de premiers soins à portée de la main et s’assurer qu’au moins un bénévole a obtenu une formation en secourisme général.
• Éviter de laisser les barbecues et les génératrices sans surveillance

Promotion et communication

• Une fois que l’entente de réservation de l’installation est conclue et approuvée, promouvoir le barbecue communautaire par divers moyens (p. ex., médias sociaux, bulletins communautaires et réseaux locaux).
• Procurer des renseignements clairs sur l’heure et l’emplacement du barbecue communautaire, ainsi que sur les possibilités de stationnement et de transport.
• Utiliser une signalisation claire pour guider les participants vers les aires d’alimentation, les endroits où s’asseoir, les toilettes et les aires de recyclage.

Durabilité

• Demander des bacs de compostage et de recyclage par l’entremise du site Web de la Ville du Grand Sudbury.
• Éviter les plastiques à usage unique dans toute la mesure du possible.
• Encourager les participants à apporter des bouteilles d’eau réutilisables ou soumettre une demande pour accueillir sur les lieux le distributeur mobile d’eau de la Ville du Grand Sudbury

Après le barbecue    

• Procéder à un nettoyage complet des lieux du barbecue dès son achèvement. Éliminer adéquatement les déchets, la graisse et les débris.
• Si de l’équipement de la Ville a été utilisé, le retourner à l’aire de rangement.
• Recueillir la rétroaction des participants et des bénévoles afin d’évaluer le succès du barbecue et de cerner des domaines d’amélioration.
• Partager les résultats et des photos du barbecue avec l’agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury et remercier les bénévoles, les commanditaires et les membres de la communauté pour leur participation.

En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisateurs peuvent tenir un barbecue communautaire sécuritaire, bien géré et agréable qui renforcera l’esprit et la fierté communautaires, tout en garantissant son respect des lignes directrices de la Ville du Grand Sudbury.

Pratiques exemplaires D’UN BARBECUE COMMUNAUTAIRE (PDF)

Une soirée cinéma en plein air représente une façon amusante de rassembler la communauté et de créer une expérience mémorable. Que la soirée cinéma soit une activité isolée ou qu’elle fasse partie d’un rassemblement plus élargi, une planification rigoureuse et une attention particulière à la sécurité, aux détails logistiques et à l’équipement requis aideront les organisateurs à tenir une soirée cinéma réussie qui respecte les exigences municipales. Les lignes directrices suivantes décrivent les pratiques exemplaires pour organiser et tenir une soirée cinéma en plein air sur une propriété de la Ville du Grand Sudbury

Planification et préparation    

• Définir l’objectif de l’activité: . Définir la raison pour laquelle l’on désire tenir une soirée cinéma en plein air pour la communauté (par exemple, célébrer une étape importante, appuyer des efforts de collecte de fonds ou rassembler les voisins dans le cadre d’une expérience collective amusante).
• Choisir un emplacement approprié: Choisir un lieu où il y a assez d’espace ouvert pour s’asseoir et mettre en place l’écran et l’équipement, un lieu étant facile d’accès pour les véhicules. Essayer de trouver un lieu à proximité de commodités comme des toilettes et des poubelles. S’assurer que le lieu est accessible à tous les participants, y compris ceux qui utilisent des aides à la mobilité. Confirmer à l’avance l’accès à de l’électricité si l’on a besoin d’électricité pour faire fonctionner l’écran, le projecteur ou le système de sonorisation.
• Réserver l’espace dès que possible: . Pour tenir une soirée cinéma sur une propriété municipale, il faut conclure une entente de réservation d’une installation avec la Ville du Grand Sudbury et des frais pourraient être exigés. Il faut aussi obtenir une assurance-responsabilité d’événement, avec une couverture générale de deux millions de dollars, inscrivant la Ville du Grand Sudbury à titre d’assuré additionnel. Envoyer un courriel à Events@greatersudbury.ca afin de vérifier la disponibilité de l’emplacement et de la date et d’être mis en contact avec un agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury
• Élaborer un budget: Inclure les coûts de la location de l’équipement (écran, projecteur, système de sonorisation), de l’assurance, ainsi que de toute autre activité et de tout autre service étant prévus dans le cadre de la soirée cinéma.
• Recruter des bénévoles: Recruter des personnes qui pourront aider à la mise en place de l’équipement, au fonctionnement de l’équipement, à la gestion des participants et au nettoyage. Attribuer des rôles clairs afin de garantir le bon déroulement de l’activité.
• Soumettre une demande d’autorisation pour un événement spécial: Après avoir confirmé la disponibilité de l’emplacement et de la date et réservé l’installation, soumettre une demande d’autorisation pour un événement spécial afin de fournir au personnel municipal les détails de la soirée cinéma en plein air

Mise en place de l’écran

    Un film peut être projeté sur un grand écran ou sur le mur d’un immeuble. S’assurer que la surface de projection est plate, de couleur claire et sans obstruction.

• Éclairage: Choisir un emplacement avec un éclairage ambient minimal (p. ex., de la lumière peut provenir de lampadaires ou d’immeubles situés tout près) afin que le film puisse être visionné en toute clarté dans le noir.
• Heure de début: Prévoir que le film débute après le coucher du soleil pour garantir une visibilité optimale.
• Voisins: Choisir un emplacement qui n’occasionnera que très peu de perturbations pour les voisins. Éviter de projeter la lumière ou de diriger le son vers les résidences et les entreprises dans la région et s’assurer que le film ne se terminera pas trop tard dans la nuit si la soirée cinéma doit se dérouler dans un secteur résidentiel.

Exigences concernant la licence de droit de projection de film

  Selon le droit canadien sur la propriété intellectuelle, les soirées cinéma en plein air publiques sont considérées comme étant des représentations publiques. Il faut obtenir une licence de représentation publique pour montrer un film légalement, même si l’entrée est gratuite.

 En Ontario, l’on peut obtenir une licence pour projeter un film auprès de l’un des organismes suivants:

• Audio Cine Films Inc. (ACF)  - acf-film.com
• Criterion Pictures Canada - criterionpic.com

Pour obtenir une licence:

• Communiquer avec l’un des organismes ci-dessus et fournir les détails de la soirée (titre du film, date de la soirée, lieu, taille de l’auditoire, frais d’entrée s’il y a lieu).
• L’organisme confirmera si le film est disponible aux fins de projection publique et fournira un prix pour obtenir la licence.
• Conserver au dossier l’approbation de la licence aux fins de vérification par la Ville du Grand Sudbury.
• Il convient de noter que les services de diffusion en continu (comme Netflix, Disney+, Prime Video) ne comprennent aucun droit de projection publique. Ces films ne peuvent pas être utilisés dans le cadre de représentations publiques.

Autre option:

Une autre option consiste à engager les services d’une entreprise qui détient déjà les licences de droit de projection publique pour toute une gamme de films. Ces entreprises procurent souvent une liste toute prête de titres approuvés et peuvent aussi fournir l’écran, le système de sonorisation et l’équipement de projection dans le cadre d’un forfait de location. Cette approche peut simplifier la logistique et garantir que toutes les exigences légales et techniques soient respectées. Une recherche rapide en ligne dans la région pourra aider à identifier des entreprises locales offrant des forfaits de ce genre

Sécurité

• Élaborer un plan d’urgence clair, lequel doit comprendre les coordonnées des services d’urgence et des organisateurs de la soirée cinéma.
• Demander à des bénévoles de contrôler la foule près de l’écran, dans l’espace réservé pour s’asseoir et dans les allées afin d’assurer la sécurité.
• Garder des fournitures de premiers soins à portée de la main et s’assurer qu’au moins un bénévole a obtenu une formation en secourisme général.
• S’assurer que tout l’équipement électrique, les projecteurs et les rallonges électriques sont bien mis en place et sont en tout temps surveillés

Promotion et communication

• Une fois que l’entente de réservation de l’installation est conclue et approuvée, promouvoir la soirée cinéma par divers moyens (p. ex., médias sociaux, bulletins communautaires et réseaux locaux).
• Procurer des renseignements clairs sur l’heure et l’emplacement de la soirée cinéma, sur les possibilités de stationnement et de transport, ainsi que sur l’heure de début du film.
• Utiliser une signalisation claire pour guider les participants vers les endroits où s’asseoir, les toilettes, les aires de recyclage et les autres services (s’il y a lieu)

Durabilité

• Demander des bacs de compostage et de recyclage par l’entremise du site Web de la Ville du Grand Sudbury.
• Éviter les plastiques à usage unique dans toute la mesure du possible.
• Encourager les participants à apporter des bouteilles d’eau réutilisables ou soumettre une demande pour accueillir sur les lieux le distributeur mobile d’eau de la Ville du Grand Sudbury.

Après la soirée cinéma  

• Procéder à un nettoyage complet des lieux de la soirée cinéma dès son achèvement. Éliminer adéquatement les déchets, enlever les décorations et retourner l’équipement.
• Si de l’équipement de la Ville a été utilisé, le retourner à l’aire de rangement.
• Recueillir la rétroaction des participants et des bénévoles afin d’évaluer le succès de la soirée cinéma et de cerner des domaines d’amélioration.
• Partager les résultats et des photos de la soirée cinéma avec l’agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury et remercier les bénévoles, les commanditaires et les membres de la communauté pour leur participation.

En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisateurs peuvent tenir une soirée cinéma sécuritaire, agréable et attentionnée qui renforcera l’esprit communautaire et l’engagement au sein de la communauté.

Pratiques exemplaires pour les soirées cinéma en plein air (PDF)

L'organisation d'un feu d'artifice peut être passionnante et agréable, mais il est essentiel de donner la priorité à la sécurité de tous les participants et spectateurs. Suivez ces bonnes pratiques pour garantir la sécurité et la réussite de votre feu d'artifice.

Obtenir les autorisations  

• Consultez le personnel de la ville au sujet de l'emplacement proposé pour les feux d'artifice, car il peut exister des réglementations susceptibles d'influer sur votre décision. Il est important de trouver le site le plus sûr. Vous pouvez contacter events@greatersudbury.ca pour être mis en relation avec un agent de liaison de la ville qui pourra vous guider et répondre à vos questions.

• Pour lancer des feux d'artifice de type feu d'artifice sur le terrain de la ville, vous devez suivre le programme de formation à la sécurité et à la sensibilisation juridique aux feux d'artifice de la Division de la réglementation des explosifs (ERD) et obtenir la certification de superviseur de feu d'artifice. Si vous n'avez pas suivi cette formation, il est conseillé de faire appel à une entreprise de feux d'artifice agréée pour s'occuper du feu d'artifice.
   
• Certains jours fériés ne requièrent pas de permis de feux d'artifice. Toutefois, si vous prévoyez de tirer des feux d'artifice sur une propriété de la ville, vous devez obtenir une autorisation écrite du service qui supervise la propriété que vous souhaitez utiliser et respecter toutes les mesures de sécurité.
   
• Assurez-vous de respecter le règlement municipal sur les feux d'artifice du Grand Sudbury en obtenant les permis nécessaires pour les jours non permis. Cela comprend la demande d'un permis de feux d'artifice auprès du Service des incendies au moins 30 jours avant le début du spectacle.
• Un certificat d'assurance d'au moins 5 millions de dollars, nommant la Ville du Grand Sudbury comme assuré supplémentaire, doit être fourni par la personne ou l'entreprise responsable du déclenchement des feux d'artifice.  

• Si votre exposition a lieu sur une propriété municipale, vous devez réserver l'espace par l'intermédiaire de votre agent de liaison municipal et des frais de location s'appliqueront. Le coût varie en fonction de l'emplacement.

Choisir un lieu approprié

• Choisissez une zone ouverte et dégagée, loin des bâtiments, de l'herbe sèche et des matériaux inflammables.  

• Un représentant des services d'incendie peut juger nécessaire de vous rencontrer sur place pour évaluer l'emplacement proposé. Cette évaluation permettra de déterminer la faisabilité du site et d'identifier les mesures de sécurité spécifiques nécessaires.

• Veillez à ce que le site offre suffisamment d'espace pour que les spectateurs puissent se tenir à distance des feux d'artifice. Les spectateurs doivent être placés à l'écart du site de lancement, conformément aux instructions du fabricant pour les feux d'artifice grand public.

Préparer les plans d'urgence  

• Élaborez un plan d'urgence décrivant les procédures à suivre en cas d'incendie, de blessures ou d'autres situations d'urgence. Formez vos bénévoles à se préparer à toute situation et informez le public des protocoles d'urgence avant le début de l'exposition.

• Attribuer des rôles et des responsabilités spécifiques au personnel et aux bénévoles pour une gestion efficace des situations d'urgence. Veiller à ce que chacun soit formé pour réagir de manière appropriée en cas d'urgence.

Équipement de sécurité et premiers secours

• Il est obligatoire d'avoir un extincteur à portée de main pour éviter la propagation d'un incendie accidentel. Il est également recommandé d'avoir des seaux d'eau ou des couvertures anti-feu. 
• Veillez à ce que tous les bénévoles soient formés à l'utilisation des dispositifs de sécurité afin qu'ils puissent intervenir rapidement en cas d'urgence.

• Veiller à ce que le personnel formé soit équipé pour fournir les premiers soins et l'assistance médicale d'urgence en cas de besoin, et informer le public des endroits où il peut trouver une assistance médicale en cas d'urgence.

Contrôle d'accès et gestion des foules  

• Contrôlez l'accès à la zone d'exposition afin d'empêcher toute entrée non autorisée, en particulier par les enfants et les animaux domestiques. Envisagez d'utiliser des clôtures temporaires ou des barricades pour délimiter clairement la zone et la sécuriser.

• Gérer les flux de foule et veiller à ce que les zones réservées aux spectateurs soient clairement délimitées et entretenues.

• Gardez les voies d'accès dégagées pour permettre aux véhicules d'urgence d'accéder à la zone en cas d'urgence.

Lignes directrices concernant les intempéries et les feux d'artifice

• S'il y a un risque de mauvais temps, veillez à surveiller régulièrement le radar météorologique pour rester informé des conditions changeantes.

• Si du tonnerre ou des éclairs sont détectés dans un rayon de 10 miles autour de votre emplacement, vous devez reporter votre présentation jusqu'à ce que l'orage ait quitté la zone. Ceci est indiqué par une période de 30 minutes sans tonnerre ni éclairs.

• Si la vitesse du vent dépasse 40 km/h, le feu d'artifice doit être annulé en raison de conditions dangereuses.

• Les feux d'artifice ne peuvent pas être tirés pendant une interdiction de feu. Veuillez donc surveiller les conditions météorologiques avant l'événement et vérifier l'état de l'interdiction de feu sur le site Web des services d'incendie le jour de l'événement.

Allumage et manipulation en toute sécurité  

• Conservez les feux d'artifice conformément aux instructions du fabricant et gardez-les dans un endroit sûr et inaccessible au public. Manipulez toujours les feux d'artifice avec précaution.  

• N'essayez jamais de rallumer des feux d'artifice qui ont mal fonctionné (ratés). Attendez 30 minutes, puis placez-les dans un seau d'eau.

Une communication claire  

• Informez vos voisins de l'événement à venir afin d'éviter toute surprise ou tout malentendu.  

• Utilisez la signalisation et les annonces pour rappeler aux participants les protocoles de sécurité tout au long de l'événement.

• Si le feu d'artifice est reporté ou annulé, veillez à en informer le public sur place. Pensez à publier une mise à jour sur la page des médias sociaux de votre groupe ou de votre événement afin d'atteindre un public plus large. Si vous souhaitez reporter le feu d'artifice à un autre jour, consultez votre agent de liaison avec la ville pour l'informer du changement. Il se peut que les plans doivent être reconfirmés et que de nouveaux permis soient nécessaires.

Nettoyage et inspection après l'événement  

• Attendez 30 minutes après la fin du spectacle avant de vérifier s'il n'y a pas de débris dans la zone de cuisson. Nettoyez tous les débris et inspectez à nouveau la zone le lendemain matin. Procédez à une inspection complète du site après l'événement pour vous assurer que tous les débris de feux d'artifice ont été enlevés en toute sécurité.

• Veiller à ce que tout équipement soit démonté et remis dans son lieu de stockage prévu à cet effet.

En suivant ces bonnes pratiques, les organisateurs peuvent garantir un feu d'artifice sûr et agréable pour toutes les personnes impliquées. En accordant la priorité à la sécurité et à la préparation, ils contribueront à la réussite d'un événement mémorable pour toutes les bonnes raisons.

dépliant- Meilleures pratiques pour un feu d'artifice (PDF)

La Ville du Grand Sudbury recommande aux groupes qui planifient de tenir une épreuve de natation en eau libre d’adopter un plan de sécurité nautique afin d’assurer la sécurité et le bien-être des participants. Nous recommandons aussi fortement aux organisateurs de telles épreuves de vérifier à l’avance que tous les participants sont de bons nageurs, soit en confirmant leur appartenance à un club ou à un groupe de natation enregistré, soit en leur administrant un test à l’une des piscines municipales. Les organisateurs des épreuves doivent obtenir auprès de tous les participants les noms et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence. Ils doivent aussi effectuer un contrôle des présences avant et après les épreuves pour s’assurer qu’aucun participant ne manque à l’appel.

Recommandations pour le Plan de sécurité nautique des épreuves en eau libre

Conception du parcours – Il est recommandé que les groupes conçoivent leur parcours de sorte à ce que les personnes sur la rive puissent en tout temps voir tous les nageurs. Cela aidera les sauveteurs certifiés sur rivage à surveiller adéquatement le parcours.

Entrée dans l’eau et sortie de l’eau – Si les participants n’entrent pas dans l’eau à partir d’un quai ou d’une barge, il est recommandé aux organisateurs d’encourager les participants à marcher dans l’eau avant l’épreuve / la course afin qu’ils puissent voir où le fond baisse naturellement et éviter d’être piétinés au début de l’épreuve / la course. Si l’on s’attend à un grand nombre de participants, il est recommandé d’organiser des départs en vagues. Les organisateurs devraient aussi encourager les moins bons nageurs et les nageurs qui manquent de confiance à prendre le départ à l’arrière de la foule. Les organisateurs des épreuves doivent garder une voie ouverte jusqu’à la rive pour les véhicules de sécurité.

Sauveteurs sur rivage – La Ville du Grand Sudbury pourrait être en mesure de procurer des sauveteurs certifiés sur rivage (au moins deux) à n’importe laquelle des sept plages municipales moyennant des frais (39 $ l’heure par sauveteur après le 1^er avril), pourvu que la demande de sauveteurs est reçue bien à l’avance dans le cadre du processus de demande d’activité spéciale.

• Les sauveteurs sur rivage et les bénévoles de l’activité devraient se rencontrer avant l’épreuve / la course pour ouvrir les voies de communication et discuter des protocoles à suivre en cas d’urgence.

Sauvetage / Soutien nautique – Il est recommandé que du soutien nautique soit offert, avec des embarcations de sécurité (kayaks, planches à pagaie, bateaux), pour assurer la surveillance de toutes les parties du parcours et garantir la sécurité des participants. Chaque embarcation devrait transporter de l’équipement de sauvetage, comme des bouées et des gilets de sauvetage. Selon la forme, la taille et la conception du parcours et le nombre de participants, il est recommandé que les organisateurs des épreuves prévoient au moins deux embarcations de sécurité de chaque côté du parcours. Par exemple, si le parcours prends la forme d’un triangle, il est recommandé d’avoir au moins six embarcations de sécurité. Natation Canada recommande une embarcation de sécurité pour chaque 20 nageurs. Il faut tenir compte de la forme du parcours. Si possible, les organisateurs devraient adopter une approche visuelle de la sécurité, dans le cadre de laquelle chaque nageur est en tout temps surveillé par une personne. Cette personne peut être un ami, un parent ou un bénévole. Au moindre signe de difficulté, cette personne doit le signaler immédiatement à un sauveteur.

Qualifications du personnel de sauvetage / soutien nautique – La Ville du Grand Sudbury recommande fortement que le personnel de sauvetage / soutien nautique possède au moins le certificat de la Croix de bronze.

Conditions météorologiques – Dans l’éventualité où il y aurait des intempéries, une température extrême (chaude ou froide), des éclairs intenses, du brouillard ou des problèmes de salubrité de l’eau, les épreuves / courses devraient être annulées ou reportées. Veuillez consulter le personnel de la Ville du Grand Sudbury dans les jours précédant les épreuves / courses pour déterminer si des intempéries sont prévues.

Rencontre avant l’épreuve / la course – La Ville du Grand Sudbury recommande fortement aux organisateurs des épreuves / courses de passer en revue le parcours, le point d’entrée dans l’eau, le point de sortie de l’eau et les questions de sécurité avec les participants avant le début de leur épreuve / course.

Inspection des lieux avant l’épreuve / la course – Avant l’épreuve / la course, les organisateurs devraient inspecter le parcours pour y repérer tout danger (p. ex., les courants, les roches au fond de l’eau, les débris de verre). La Ville du Grand Sudbury n’inspecte pas les plans d’eau et les environs.

Ressources pour planifier vos épreuves / courses en eau libre 

Guide de sécurité de la natation en eau libre de Natation Canada (PDF)

Liste de contrôle de sécurité (PDF, en anglais seulement)

Équipe des programmes aquatiques de la Ville du Grand Sudbury (pour une certification avant les épreuves / courses) 

La Ville du Grand Sudbury peut vous prêter un défibrillateur externe automatisé (DEA). Des DEA sont maintenant disponibles sur demande, selon le principe du premier arrivé, premier servi, en vue de toute activité qui sera tenue dans les limites du Grand Sudbury. Il est fortement encouragé d’avoir une trousse de premiers soins et un DEA sur les lieux si l’activité a lieu sur une plage non supervisée.

dépliant - eau libre (PDF)

Une fête d’illumination d’un arbre des Fêtes est une occasion festive qui rassemble la communauté en vue de célébrer la période des Fêtes. Une telle fête comporte divers aspects logistiques et de nombreuses considérations pour garantir qu’elle se déroule en toute sécurité et qu’elle est agréable et inoubliable pour tous les participants. Les lignes directrices suivantes offrent aux organisateurs des pratiques exemplaires pour les aider à planifier et à tenir une fête d’illumination d’un arbre des Fêtes réussie.

Planification et préparation

• Établir les buts et les objectifs de la fête (par exemple, encourager l’esprit communautaire, promouvoir des entreprises locales ou amasser des fonds pour une cause).
• Mettre sur pied un comité de bénévoles pour aider à planifier et à tenir la fête.
• Établir un calendrier qui comprend les étapes clés, depuis la planification initiale jusqu’aux activités à tenir après la fête. Soumettre une demande d’activité spéciale au moins 60 jours avant la date de la fête. Cela devrait vous donner suffisamment de temps pour demander et obtenir tous les permis nécessaires et de mettre au point les détails de la fête avec le personnel municipal. Avant de soumettre une demande, envoyer un courriel à events@greatersudbury.ca en vue d’être mis en contact avec un agent de liaison qui pourra aider à cerner les préoccupations initiales et offrir des conseils.
• Élaborer un budget couvrant les dépenses pour les décorations, la location d’une installation, les assurances, l’éclairage, les divertissements, les rafraîchissements et la sécurité, ainsi que toute autre dépense nécessaire.
• Collaborer avec un agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury en vue d’obtenir les permis nécessaires (notamment pour utiliser un espace public, fermer une route si nécessaire et servir de la nourriture au public) et de garantir la conformité aux règlements de sécurité-incendie et de sécurité électrique. Votre agent de liaison municipal vous aidera à identifier les permis nécessaires et à les obtenir.

Détails logistiques de la fête

• Collaborer avec le personnel municipal en vue de choisir un endroit approprié pour l’arbre, tenant compte de l’accessibilité, de la visibilité et de l’espace requis pour les participants.
• Il est recommandé d’utiliser un arbre naturel en raison des avantages qu’il présente pour la durabilité et l’environnement. Il est fortement suggéré d’utiliser un arbre naturel poussant déjà sur les lieux, si possible. Toutefois, il faudra tenir compte de sa proximité à une source d’électricité.
• Il est acceptable d’utiliser un arbre artificiel de jusqu’à 14 pieds de hauteur, pourvu qu’il est conçu spécialement en vue d’être utilisé à l’extérieur et qu’il est résistant au feu. L’arbre devrait être facile à décorer, sans recours à un dispositif de levage mécanique ou à une échelle. Le pied doit être robuste et assez lourd pour bien ancrer l’arbre au sol. Sinon, il faudra attacher l’arbre à une structure fixe.
• Si vous êtes à la recherche d’une solution à long terme, la meilleure solution serait de planter un arbre. Avant de planter un arbre en vue de son utilisation future, il faut consulter le personnel municipal pour choisir l’endroit idéal et vérifier sa proximité à une source d’électricité. Envoyer un message à mycommunity@greatersudbury.ca en vue de discuter du projet d’arbre. Veuillez noter que des frais pourraient s’appliquer pour la plantation d’un arbre et que la période de l’année doit aussi être prise en compte. Le personnel municipal se réserve le droit de refuser une demande de planter un arbre.
• Si vous planifiez d’utiliser un dispositif de levage mécanique pour décorer un arbre naturel, veuillez communiquer à l’avance avec le personnel municipal en vue de discuter de la logistique et des exigences d’utiliser ce type de dispositif sur une propriété municipale. Il convient aussi de noter qu’il est interdit aux bénévoles d’utiliser une échelle sur une propriété municipale.
• S’assurer que les décorations sont festives et sécuritaires. Éviter tout matériel qui pourrait poser un risque d’incendie.
• Utiliser des lumières à diodes électroluminescentes (DEL) pour économiser de l’énergie et assurer la sécurité. S’assurer que tous les raccordements électriques sont bien en place et que toutes les fonctionnalités électriques sont approuvées pour un usage à l’extérieur.
• Vérifier qu’une prise électrique se trouve à proximité de l’endroit où l’arbre des Fêtes sera placé. Éviter de faire passer les cordons électriques sous des fenêtres ou des portes ou à travers une voie de circulation. Tous les cordons électriques doivent être en bon état et convenir à un usage extérieur. Ils doivent être fixés au sol avec du ruban adhésif ou placés sous des tapis pour éviter tout risque de s’y accrocher les pieds.
• Le recours à une génératrice peut être autorisé à court terme. Veuillez consulter le personnel municipal pour vous renseigner sur les exigences et les lignes directrices à ce sujet. Il est préférable d’utiliser une petite génératrice à faible bruit afin de minimiser les perturbations pour les visiteurs. Il est interdit de laisser les génératrices sans surveillance à l’extérieur. Il faut les vérifier régulièrement pour en assurer le bon fonctionnement. Il ne faut pas les placer près d’une entrée ou d’une prise d’air afin d’empêcher les fumées d’entrer dans un immeuble.

Sécurité

• Planifier des mesures de contrôle de la foule afin d’assurer la sécurité des participants. Utiliser des barrières en vue de maintenir une distance sécuritaire entre le public et l’arbre.
• Élaborer et communiquer un plan d’urgence, lequel doit comprendre une procédure d’évacuation et les coordonnées des services d’urgence.
• Embaucher des agents de sécurité selon les besoins pour surveiller les lieux et gérer tout problème potentiel.
• Mettre en place un poste de premiers soins, avec un personnel qualifié et les fournitures nécessaires.

Promotion et communication

• Une fois que la fête est approuvée, promouvoir la fête par divers moyens (p. ex., médias sociaux, journaux locaux, affiches, bulletins d’information communautaires, partenariats avec des entreprises locales).
• Établir un horaire détaillé des activités, y incluant la cérémonie d’illumination de l’arbre, les divertissements et toute autre activité prévue.
• Utiliser une signalisation claire pour guider les participants vers les aires de stationnement, les toilettes et les espaces désignés de la fête.

Durabilité

• Minimiser l’impact sur l’environnement en utilisant des décorations écologiques et en faisant la promotion du recyclage durant et après la fête. Demander des bacs de compostage et de recyclage par l’entremise du site Web de la Ville du Grand Sudbury.

Après la fête 

• Procéder à un nettoyage complet des lieux de la fête dès son achèvement. Éliminer adéquatement les déchets et les articles recyclables. Si de l’équipement de la Ville est utilisé, désassembler l’équipement et le retourner à l’aire de rangement.
• Recueillir la rétroaction des participants, des bénévoles et des intervenants afin d’évaluer le succès de la fête et de cerner des domaines d’amélioration.
• Communiquer avec l’agent de liaison municipal pour se renseigner sur la date à laquelle l’arbre artificiel doit être retiré des lieux ou les décorations doivent être enlevées de l’arbre naturel.
• Remercier les commanditaires, les bénévoles et les participants en reconnaissant leurs contributions en personne et dans les médias sociaux.
• Vérifier régulièrement la stabilité de l’arbre et le fixer à nouveau en place s’il y a lieu, particulièrement après de graves intempéries. S’assurer que les cordes ou les câbles servant à l’ancrer au sol sont encore bien en place et en bon état. C’est au groupe bénévole que revient la responsabilité d’entretenir l’arbre après son érection et de s’assurer d’y apporter toute réparation ou tout redressement. La Ville du Grand Sudbury n'assume aucune responsabilité pour les biens perdus, endommagés ou volés.

En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisateurs peuvent planifier et tenir une fête d’illumination d’un arbre des Fêtes sécuritaire, agréable et inoubliable qui renforcera l’esprit communautaire et propagera la joie des Fêtes. Ces lignes directrices peuvent être adaptées pour tenir compte des besoins uniques et des circonstances particulières de votre communauté et de votre fête.

dépliant - arbre des Fêtes (PDF)

Les défilés de la période des Fêtes sont des occasions festives qui rassemblent les communautés en vue de célébrer diverses fêtes culturelles et saisonnières. La planification réussie d’un défilé exige une coordination minutieuse, une planification détaillée et une attention particulière aux détails logistiques. Les lignes directrices suivantes offrent aux organisateurs des pratiques exemplaires pour les aider à planifier et à tenir, en collaboration avec les représentants municipaux, un défilé des Fêtes agréable qui saura répondre aux attentes de la communauté.

Planification et préparation

• Établir clairement les objectifs du défilé (par exemple, encourager l’esprit communautaire, promouvoir des entreprises locales ou célébrer des fêtes saisonnières).
• Mettre sur pied un comité composé de représentants d’entreprises locales, d’organismes communautaires et des autorités municipales en vue d’encadrer la planification et la tenue du défilé.
• Élaborer un budget détaillé couvrant les dépenses pour les permis, les décorations, les assurances, les divertissements, les agents policiers rémunérés et les services d’urgence, ainsi que toute autre dépense nécessaire.
• Soumettre une demande d’activité spéciale au moins 60 jours avant la date du défilé. Avant de soumettre une demande, envoyer un courriel à events@greatersudbury.ca en vue d’être mis en contact avec un agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury qui pourra aider à cerner les préoccupations initiales et offrir des conseils. Collaborer avec l’agent de liaison municipal en vue d’établir l’itinéraire du défilé, d’obtenir tous les permis nécessaires bien à l’avance (notamment un permis de fermeture routière, un permis d’occupation routière, un permis d’utilisation d’un espace public) et d’assurer la conformité aux règlements relatifs à la sécurité.
• Les personnes présentant une demande de permis de fermeture routière ou de permis d’occupation routière pour un défilé doivent fournir un certificat d’assurances avec une couverture minimale de cinq millions de dollars, sur lequel la Ville du Grand Sudbury est inscrite à titre d’assuré additionnel. De plus, la police d’assurances doit comprendre une couverture pour les spectateurs du défilé, sans exclusions. Cette preuve d’assurances doit être fournie au moins 10 jours avant la tenue du défilé afin de donner au personnel municipal assez de temps pour la passer en revue et l’approuver.
• Au moment de planifier l’itinéraire du défilé, tenir compte de la distance à parcourir, des points de départ et d’arrivée, de l’aire de rassemblement des chars allégoriques, des véhicules et des participants, ainsi que des endroits à partir desquels le public pourra assister au défilé. Il est essentiel que le défilé débute et se termine à l’heure afin d’éviter toute perturbation des services de transport en commun, toute interruption de l’accès des véhicules d’urgence et toute perturbation des entreprises locales.

Détails logistiques du défilé

• Choisir un itinéraire qui garantira la sécurité et l’accessibilité pour tous les participants et les spectateurs. Coordonner les détails avec le personnel municipal afin de tenir compte des plans de construction, des circuits d’autobus, de l’accès des services d’urgence et des voies piétonnières.
• Une fois que l’itinéraire est approuvé, inviter des groupes divers (comme des écoles, des groupes musicaux locaux, des associations communautaires et des entreprises) à participer au défilé. Procurer des lignes directrices claires pour décorer les chars allégoriques, inscrire les participants et assurer la sécurité des participants.
• Désigner une aire de rassemblement qui pourra accueillir tous les participants et qui permettra de réserver le temps nécessaire à une organisation et à une préparation efficaces avant le début du défilé.

Sécurité

• Élaborer un plan d’urgence qui comprend une procédure d’évacuation, des postes de premiers soins et des voies de communication claires pour les participants, les spectateurs et le personnel d’urgence.
• Coordonner les détails avec les autorités locales pour gérer la circulation locale, les fermetures routières et les itinéraires de rechange. S’assurer que les services d’urgence disposent d’un accès sans obstacle aux lieux du défilé en cas d’urgence.

Sécurité des chars allégoriques et des véhicules

• Tous les conducteurs doivent posséder un permis de conduire et une assurance automobile valides.
• S’assurer que les décorations sont bien fixées aux chars allégoriques et aux véhicules et que les chars allégoriques devant transporter des passagers sont sécuritaires pour ces derniers.
• Tous les véhicules et les chars allégoriques doivent respecter les règlements du Code de la route lorsqu’ils sortent de l’aire de rassemblement – aucun passager n’est autorisé sur un char allégorique à l’extérieur de l’aire de rassemblement et de l’itinéraire du défilé.
• Mener des inspections rigoureuses avant le défilé pour vérifier l’état de fonctionnement des freins, des lumières et des autres dispositifs de sécurité.
• Les conducteurs doivent être informés des règles de navigation de l’itinéraire du défilé et doivent respecter les limites de vitesse et les règlements de la circulation.
• Avant le début du défilé, choisir un signal pour arrêter le défilé et s’assurer que tous les conducteurs en sont informés. En cas d’urgence, le klaxon d’un véhicule ou un avertisseur à air comprimé servira de signal pour demander à tous les véhicules de s’arrêter immédiatement et d’attendre d’autres directives.
• Une fois que le défilé a débuté, tous les participants doivent rester sur leur char allégorique jusqu’à la fin du défilé. Durant le défilé, les enfants doivent être en tout temps surveillés adéquatement par un adulte.
• Si des animaux prennent part au défilé, tout excrément qu’ils produisent doit être nettoyé dans les plus brefs délais.

Sécurité des participants

• Procurer des lignes directrices et des consignes de sécurité claires à tous les participants, mettant l’accent sur le comportement approprié à adopter et sur la tenue vestimentaire à porter durant le défilé.
• S’assurer que les participants connaissent la procédure d’urgence et désigner des officiels tout au long de l’itinéraire qui pourront procurer une aide si besoin est.
• Il est interdit aux participants du défilé de lancer des articles à partir des véhicules et des chars allégoriques pour des raisons de sécurité et en raison du risque d’encourager le public à pénétrer dans l’espace réservé au défilé.

Gestion de la foule

• Prévoir suffisamment de barrières, de cordes et d’officiels pour gérer les mouvements de la foule et éviter les entassements.
• Songer à mettre en place des mesures de contrôle de la foule afin de maintenir une distance sécuritaire entre les chars allégoriques et les spectateurs.
• Identifier clairement les espaces à partir desquels les spectateurs peuvent assister au défilé et communiquer au public tout espace à accès limité ou interdit.
• Surveiller la densité de la foule pour éviter les dangers potentiels et garantir le dégagement des voies d’accès d’urgence.

Communication et promotion

• Une fois que l’itinéraire du défilé est approuvé, promouvoir le défilé par divers moyens (p. ex., médias sociaux, journaux locaux, affiches, bulletins d’information communautaires, partenariats avec des entreprises locales).
• Établir un horaire détaillé des activités du défilé, y incluant les heures de départ, la procédure d’agencement, les divertissements et toute célébration devant avoir lieu après le défilé.
• Communiquer au public les détails du défilé, y compris les renseignements sur les possibilités de stationnement, les aires désignées des spectateurs et toute mesure d’adaptation spéciale prévue pour les résidents et les entreprises le long de l’itinéraire. La Ville du Grand Sudbury fournira au public un préavis de toute perturbation de la circulation.

Durabilité

• Minimiser l’impact sur l’environnement en utilisant des décorations écologiques et en faisant la promotion du recyclage durant et après le défilé.
• Encourager la participation de la communauté en collaborant avec des organismes locaux, en faisant la promotion des possibilités de bénévolat et en appuyant les vendeurs et les artisans locaux.

Après le défilé

• Recueillir la rétroaction des participants, des spectateurs et des intervenants afin d’évaluer le succès du défilé et de cerner des domaines d’amélioration.
• Prendre les dispositions nécessaires pour assurer un nettoyage rapide de l’itinéraire du défilé et de l’espace réservé aux activités et éliminer adéquatement les déchets et les articles recyclables.
• Reconnaître et apprécier les efforts des bénévoles, des commanditaires et des participants qui ont contribué au succès du défilé.

En adoptant ces pratiques exemplaires et en collaborant efficacement avec le personnel municipal et les intervenants communautaires, les organisateurs peuvent planifier et tenir un défilé des Fêtes sécuritaire, agréable et inoubliable qui renforcera l’esprit communautaire et célébrera les fêtes saisonnières. Ces lignes directrices peuvent être adaptées pour tenir compte des caractéristiques et des besoins uniques de votre communauté, garantissant ainsi une expérience festive et inclusive pour tous les participants et spectateurs.

dépliant - défilé des Fêtes (PDF)