Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP)

Renseignements personnels sur la santé

Lignes directrices

Protection de la vie privée

Collecte

Divulgation

Accès

Soumettre une demande d’accès à l’information

Frais

Délai de traitement

Droit d’appel

La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ou la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) s’appliquent à la plupart des documents et des renseignements de la Ville du Grand Sudbury. En vertu de cette législation, vous avez le droit d’accéder à l’information, moyennant certaines restrictions prévues par la loi. Ces lois gouvernent aussi les façons dont la Ville collecte, utilise et protège vos renseignements personnels.

La Ville du Grand Sudbury a aussi d’autres processus pour fournir l’information au public, comme la divulgation systématique – divers services municipaux fournissent directement des informations sans qu’il soit nécessaire de soumettre une demande d’accès à l’information – et le Portail des données ouvertes de la Ville, qui contient des ensembles de données municipales lisibles par machine qui sont librement diffusées et qu’on peut utiliser et élaborer sans restrictions ni frais.

Une explication des termes utilisés pour le suivi des demandes d’accès à l’information est disponible ici.

Un formulaire de demande d’accès à l’information est disponible ici.

Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS)

La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) s’applique à certains renseignements obtenus par la Ville du Grand Sudbury.

L’accès à vos renseignements personnels sur la santé ou la rectification de ces renseignements peut être demandé par vous ou une personne légalement autorisée à prendre des décisions en votre nom. Vous avez le droit de demander au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario de mener un examen indépendant si vous estimez qu’il y a eu violation de votre droit à la vie privée ou si l’accès à vos renseignements personnels sur la santé vous a été refusé.

Lignes directrices de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée

  • Toute personne a le droit d’accéder à l’information.
  • L’accès doit être aussi ouvert que possible, bien que la loi ait prévu des exceptions qui empêchent la Ville de divulguer certains genres de renseignements. Les personnes ont droit à la protection de leurs renseignements personnels et le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.
  • Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont la Ville répond à votre demande d’accès à l’information, vous avez le droit d’interjeter appel auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée stipule que toute personne a le droit d’accès à un document ou une partie de document dont une institution a la garde ou le contrôle, sauf dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • le document ou la partie de document fait l’objet d’une exception aux termes des articles 6 à 15 de la LAIMPVP; ou
  • la personne responsable (c’est le greffier municipal ou son mandataire qui exerce ce pouvoir dans la Ville du Grand Sudbury) a des motifs raisonnables de juger que la demande d’accès est frivole.

Certains documents ne sont pas visés par la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée :

Protection de la vie privée

Un principe important de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) est que les renseignements personnels que détiennent les gouvernements doivent être protégés contre la collecte, l’utilisation et la divulgation non autorisées. La loi établit aussi la durée de conservation des renseignements personnels et le moment où ils doivent être éliminés.

Collecte de renseignements personnels

La Ville du Grand Sudbury peut obtenir vos renseignements personnels uniquement lorsqu’elle a l’autorisation de les obtenir. Moyennant certaines exceptions définies, vos renseignements personnels doivent être obtenus directement auprès de vous. Quand la Ville fait la collecte de renseignements personnels, elle doit vous informer de son autorisation de le faire et de l’utilisation prévue des renseignements et aussi vous indiquer les coordonnées d’un membre du personnel municipal capable de répondre aux questions ayant trait à l’utilisation de vos renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent servir uniquement à des fins qui correspondent au motif de la collecte de ces renseignements.

Divulgation de renseignements personnels

La Ville du Grand Sudbury assure la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, la Ville doit obtenir votre autorisation écrite pour divulguer vos renseignements. La loi détermine certaines circonstances où la Ville peut divulguer vos renseignements à d’autres personnes, par exemple, pour des motifs de compassion ayant trait à une urgence.

L’article 32 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée fournit d’autres informations à ce sujet.

Accès aux renseignements personnels

La loi donne aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements d’un gouvernement municipal, y compris la plupart des dossiers de nature générale et des dossiers qui contiennent les renseignements personnels de la personne qui en fait la demande. Les personnes ont le droit de demander de faire corriger leurs renseignements personnels si elles croient qu’il y a erreur ou omission.

Si vous croyez que la Ville n’a pas adéquatement rectifié vos renseignements à la suite de votre demande, vous pouvez interjeter appel auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Toute personne qui estime que la Ville a porté atteinte à sa vie privée a le droit de soumettre une plainte au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Comment faire une demande d’accès à l’information

Étape  1 : Avant de faire une demande d’accès à l’information, veuillez consulter le Portail des données ouvertes de la Ville du Grand Sudbury. L’information que vous cherchez est peut-être accessible sous forme d’ensemble de données ouvertes.

Étape 2 : Remplir le formulaire de demande d’accès à l’information ci-joint . On peut aussi obtenir ce formulaire à la place Tom Davies, Bureau de la greffière, 200, rue Brady, Sudbury et dans tous les Centres de services aux citoyens du Grand Sudbury.

Étape 3 : La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée impose des frais de 5 $ pour chaque formulaire de demande d’accès à l’information. Ces frais sont payables en argent comptant ou par mandat, carte de crédit ou carte bancaire. Si vous soumettez un formulaire d’accès ou de rectification par la poste, veuillez inclure un chèque ou un mandat de 5 $ libellé à la Ville du Grand Sudbury, ou les renseignements relatifs à votre carte de crédit. Pour assurer votre sécurité, n’envoyez jamais les renseignements relatifs à votre carte de crédit par courriel. Si vous désirez envoyer votre demande par courriel, vous devez communiquer avec le Bureau de la greffière pour régler votre paiement par carte de crédit. Téléphonez au 705-671-2489, poste 2016 ou poste 4170. Les paiements par carte de crédit ne seront pas réglés par courriel.

Veuillez noter : Si le paiement de 5 $ n’est pas joint au formulaire de demande d’accès, le formulaire sera considéré comme incomplet et la demande ne sera pas traitée tant que les frais n’auront pas été acquittés.

Étape  4 : Poster, livrer ou envoyer par courriel votre formulaire de demande d’accès à l’information au : Bureau de la greffière municipale, place Tom Davies, 200, rue Brady, C.P. 5000, succ. A, Sudbury ON P3A 5P3. Courriel : foi@grandsudbury.ca

Quels sont les frais exigibles pour soumettre une demande d’accès?

Le règlement de l’Ontario 823 fixe un barème des frais pour le traitement d’une demande d’accès à l’information municipale.

Frais pour une demande : Les frais de 5 $ pour une demande sont obligatoires, non annulables et non remboursables. Il faut payer ces frais lors de la soumission d’un formulaire de demande d’accès à l’information. Si plusieurs adresses de propriétés ou de demandes distinctes sont en jeu, les frais de 5 $ s’appliquent à chaque adresse et/ou à chaque demande.

Délai de recherche et de préparation : L’auteur de la demande doit payer 7,50 $ par tranche de 15 minutes de temps que le personnel municipal met à chercher, à extraire et à préparer les données. Si la recherche exige la rédaction d’un programme informatique pour trouver, extraire et préparer les données, le coût est de 15 $ par tranche de 15 minutes.

Copies des informations : L’auteur d’une demande doit acquitter des frais pour toute copie préparée et fournie. Les copies ordinaires coûtent 20 cents la page. Les cartes et les plans coûtent 9,07 $ par carte ou plan. L’information fournie sur disque CD-ROM coûte 10 $ le disque.

Appels : La Province de l’Ontario exige des frais pour un appel en vertu de la loi. Les frais pour un appel visant des dossiers généraux sont de 25 $. Des frais de 10 $ s’appliquent à un appel visant une décision portant sur des renseignements personnels. Un appel en vertu de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) est sans frais.

Combien de temps faut-il pour traiter une demande d’accès?

Comme le prévoit la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, la Ville du Grand Sudbury doit fournir les documents, refuser l’accès ou aviser l’auteur de la demande en cas de délai dans les 30 jours civils qui suivent la réception d’une demande, pourvu que les frais de 5 $ soient joints à la demande.

La Ville du Grand Sudbury a le droit de prolonger le délai de réponse dans certains cas. La prolongation peut être nécessaire quand la demande vise un grand nombre de documents, exige des recherches poussées ou vise des informations pour lesquelles la Ville doit obtenir l’autorisation ou la représentation d’autres parties.

La Ville du Grand Sudbury doit aviser l’auteur de la demande en cas de délai et fournir une estimation des frais à acquitter pour les demandes visant un grand nombre de documents ou exigeant des recherches poussées.

Vous avez le droit de porter une décision en appel auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée

Si une décision de la Ville en matière d’accès à l’information ne vous semble pas satisfaisante ou si vous n’avez pas reçu une réponse de la Ville dans les 30 jours civils suivant la soumission de votre demande et du paiement des frais, vous pouvez interjeter appel par écrit auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.

Des renseignements sur le processus d’appel sont fournis par téléphone au 1-800-387-0073 ou en ligne au www.ipc.on.ca.

Pour nous joindre

Services de la greffière, Ville du Grand Sudbury, 2e étage, CP 5000, SUCC A, 200, rue Brady, Sudbury ON  P3A 5P3

Appels locaux : composez le 3-1-1, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30
Appels interurbains : composez le 1-705-671-2489, poste 2016 ou poste 4170

Télécopieur : 705-671-8118

Courriel : foi@grandsudbury.ca