Explication des termes utilisés pour le suivi des demandes d'accès à l'information

Veuillez noter que tous les organismes visés par les lois sur l’accès à l’information doivent tenir un registre indiquant la nature et le type des demandes et l’application des diverses provisions de la loi à ces demandes et doivent soumettre un rapport annuel au bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Les données qui paraissent dans le document de suivi des demandes d’accès à l’information sont formatées selon les exigences de la déclaration à soumettre à la province.

File # :  Indique le numéro de dossier attribué par la Ville à votre demande. Votre numéro de dossier figure en haut de l’accusé de réception de votre demande. Le no de dossier est formulé ainsi : FOI XXXX (année) - XXX (numéro). 

Status :  Indique l’état de votre dossier :

  • Processing – La Ville traite actuellement votre demande.
  • Closed – Le dossier a été traité et les frais ont été payés.
  • Open – La demande a été traitée mais les frais n’ont pas été payés.
  • 3rd Party Comment – La demande a nécessité l’envoi d’un avis à une tierce partie.
  • Hold No Application Fee – La demande est en suspens et ne sera pas traitée tant que la Ville n’aura pas reçu le paiement des frais. 
  • Hold Clarification – La demande est en suspens dans l’attente d’une clarification de la part du demandeur.
  • Hold Fee Estimate – Une estimation des frais a été envoyée au demandeur et la demande ne sera pas traitée tant que la Ville n’a pas reçu le paiement de l’acompte.
  • In Appeal – Votre dossier suit actuellement le processus d’appel.

Description : Une description simple ou résumée des documents demandés

Personal or General :  Indique que la demande vise des renseignements personnels ou des dossiers généraux.

Source of Request : Indique qui soumet la demande : particulier, représentant d’un particulier, entreprise, universitaire/chercheur, association/groupe, média, organisme gouvernemental (tout palier) ou autre. 

Date Received :  Indique la date où la Ville a reçu votre demande et le paiement des frais.

Department :  Indique le département (ou les départements) à qui la demande a été envoyée.

30 Day Response : Indique le délai de réponse prescrit par la loi (dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande).

Notice of Decision Sent  :  Indique la date où l’avis de décision a été envoyé au demandeur.

Time to Completion  :   Indique le nombre de jours qu’il a fallu pour traiter votre demande.

Compliance with the Act :  Indique le genre d’avis délivré : options 1 à 4. (Une option seulement).

  1. Aucun avis n’est délivré.
  2. Un avis de prorogation ainsi qu’un avis sont délivrés à la partie concernée.
  3. Avis de prorogation seulement.
  4. Uniquement un avis aux parties concernées.

Disposition of Request :  Indique le type de divulgation des documents : options 1 à 5. (Une option seulement). 

1. Toute l’information est divulguée.

2. Une partie de l’information est divulguée.

3. Aucune information n’est divulguée.

4. Aucun document conforme n’existe.

5. Demande retirée, abandonnée ou non juridictionnelle. 

Exemptions & Exclusions Applied : Indique les exemptions et les exclusions appliquées. (Plus d’une option au besoin).

S 6. Projets de règlements municipaux

S 7. Conseils ou recommandations

S 8. Exécution de la loi

S 8.(3) Refus de confirmer ou de nier

S 8.1 Loi sur les recours civils, 2001

S 8.2 Interdiction des gains tirés du récit d’actes criminels, 2002

S 9. Rapports avec des gouvernements

S 10. Renseignements de tiers

S 11. Intérêts économiques ou autres

S 12. Secret professionnel de l’avocat

S 13. Menace à la santé ou à la sécurité

S 14. Vie privée (d’un tiers)

S 14.(5) Refus de confirmer ou de nier

S 15. Publication prochaine des informations

S 20.1 Demande frivole ou vexatoire

S 38. Renseignements personnels (auteur de la demande)

S 52.(2) Inapplicabilité de la loi

S 52.(3) Documents ayant trait aux relations de travail et à l’emploi

S 53. Autres lois

Date Fee Received :  Indique la date où la Ville a reçu le paiement des frais.

Fees :  Indique le montant des frais de demande, des frais additionnels et des frais exonérés 

Reasons for Additional Fees : Indique la raison des frais additionnels perçus : temps de recherche; reproduction; préparation; expédition; services informatiques; frais de facturation; et autres frais autorisés. (Plus d’une option peut-être indiquées au besoin.)

Fees Not Paid :  Indique le montant total des frais non payés et le détail des coûts selon les catégories des « raisons des frais additionnels » (voir ci-dessus).

Appeal to IPC :  Indique si cette demande a été portée en appel et le numéro du dossier d’appel du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.