Pratiques exemplaires en matière de photographie et de vidéo lors d'événements communautaires
Ce document fournit aux organisateurs d’événements des directives claires sur la prise de photos et de vidéos lors d’événements communautaires. Il vise à aider à immortaliser des moments significatifs tout en préservant la vie privée, la dignité, le confort et la sécurité de tous les participants.
Informer les participants et obtenir leur consentement
- Annoncer clairement au début de l’événement que des photos et des vidéos seront prises.
- Apposer des panneaux visibles aux entrées et dans les zones d’activité indiquant que des photos et des vidéos seront prises.
- Invitez les participants qui ne souhaitent pas être photographiés à s’adresser au personnel de l’événement afin que des dispositions puissent être prises.
- Expliquez clairement l’objectif de la photo et son utilisation éventuelle (par exemple, site web de la ville, réseaux sociaux, bulletins d’information ou matériel promotionnel).
- Utilisez des décharges écrites pour les photos dans la mesure du possible, en particulier pour les gros plans, les enfants et les personnes vulnérables. Pour les enfants et les jeunes, le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal doit être obtenu.
- Le consentement verbal est acceptable pour les photos générales ou de foule ; cependant, l’autorisation doit toujours être demandée avant de prendre une photo sur laquelle une personne peut être clairement identifiée.
Protéger la vie privée et la dignité des participants
- Privilégiez les photos de groupe ou d’activité où les personnes ne sont pas facilement identifiables.
- Évitez les gros plans d’enfants ou de personnes vulnérables, sauf autorisation expresse.
- Ne photographiez pas de situations sensibles, privées ou potentiellement gênantes.
- La photographie et la vidéographie sont strictement interdites dans les toilettes, les vestiaires et autres lieux où les gens s’attendent à avoir une certaine intimité
Accommoder les participants qui refusent d’être photographiés
- Fournissez des indicateurs visuels discrets (par exemple, des autocollants, des bracelets ou des badges) aux participants qui préfèrent ne pas apparaître sur les photos.
- Assurez-vous que tous les photographes, bénévoles et membres du personnel comprennent ces indicateurs et savent comment accommoder les préférences des participants.
- Ne forcez jamais les personnes à être photographiées si elles refusent et respectez leur retrait de consentement à tout moment
Conduite et identification des photographes
- Les photographes doivent suivre les instructions de l’organisateur de l’événement et s’assurer que la photographie n’interfère pas avec le programme ou la sécurité des participants.
- Dans la mesure du possible, les photographes doivent être clairement identifiables (par exemple, badge ou cordon) et recevoir un bref aperçu des attentes avant l’événement
Utilisation responsable et suppression des photos
- Vérifiez les images avant de les publier ou de les partager afin de vous assurer que les personnes qui ont refusé d’être photographiées n’y figurent pas.
- N’utilisez les photos qu’à des fins approuvées et ne les partagez pas avec des tiers sans consentement supplémentaire.
- Répondez rapidement aux demandes de retrait ou de suppres
En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisateurs peuvent tenir un barbecue communautaire sécuritaire, bien géré et agréable qui renforcera l’esprit et la fierté communautaires, tout en garantissant son respect des lignes directrices de la Ville du Grand Sudbury.