Réorganisation de la VGS afin d'améliorer la prestation de services, le service à la clientèle et la responsabilisation

Aujourd’hui, la Ville du Grand Sudbury (VGS) a annoncé la modification de sa structure organisationnelle afin d’améliorer la prestation de services, la collaboration par rapport aux enjeux à l’échelle de l’organisme et de renforcer la responsabilisation à tous les échelons de l’organisation. Ces changements découlent d’une analyse menée par l’équipe des cadres supérieurs au cours des derniers mois, qui portait sur les besoins en matière de services, les défis actuels et les approches permettant d’atteindre les principaux résultats.   

« Nous réorientons les responsabilités organisationnelles afin de mieux nous employer à produire des résultats que le Conseil municipal et la collectivité attendent de nous, a dit l’administrateur en chef de la municipalité, Ed Archer. La gamme d’améliorations des processus de l’équipe des cadres supérieurs correspond à nos attentes visant à raffermir notre capacité d’être un organisme adapté et responsable, particulièrement dans ses rapports avec le service à la clientèle, la gestion de projet et la mise en œuvre de plans de services engendrant des résultats positifs. » 

La nouvelle structure organisationnelle aidera l’équipe de direction à : 

• créer des normes, des processus et des attitudes organisationnels qui concordent avec l’orientation des dirigeants;
• gérer efficacement les relations complexes avec les intervenants, à l’interne et à l’externe;
• améliorer les processus et la prestation du service à la clientèle; 
• gérer les risques à et insuffler une innovation à tous les échelons de l’organisme; 
• mieux faire connaître les technologies de l’information dans toute la municipalité; 
• mettre en œuvre des améliorations du processus dans les principaux domaines. 

Le modèle organisationnel révisé entrera en vigueur durant le premier trimestre de 2017. On y comptera quatre directeurs généraux qui seront responsables de dossiers dans l’ensemble de la collectivité et de l’organisme. Auparavant, ces dossiers étaient gérés, au total, par sept personnes qui relevaient de l’administrateur en chef. Le nouveau modèle de dossiers répartis entre quatre directeurs généraux devrait raffermir le leadership stratégique par rapport aux principaux enjeux auxquels la municipalité doit faire face à long terme. Un nouveau poste de directeur des Services organisationnels sera affiché. Son titulaire sera responsable des ressources humaines, des technologies de l’information, des finances, des biens et véhicules ainsi que des services législatifs. 

« L’équipe de direction a maintenant une orientation claire afin de mettre l’accent sur les améliorations nécessaires des processus et une structure qui nous aidera à atteindre les objectifs du Conseil et de l’organisation, a dit M. Archer. Je suis impatient de faire rapport au Conseil à une date ultérieure sur la façon dont nous satisfaisons à nos obligations en matière de services et tirons profit des avantages de la nouvelle structure. » 

Document d’information – Nouvelle structure organisationnelle 

Pour veiller à ce que la direction se penche adéquatement sur les principaux enjeux, les changements concernant la structure organisationnelle :  

• établiront une hiérarchie directe des responsabilités concernant les plans de fonctionnement; 
• rehausseront les attentes concernant le leadership exécutif et un leadership des activités plus large, à tous les échelons; 
• appuieront les efforts visant à rapprocher les attentes en matière de services et les ressources disponibles; 
• faciliteront les relations et partenariats, à l’interne et à l’externe; 
• créeront des occasions visant à attribuer un leadership en matière de changement et à encourager la collaboration aux échelons supérieurs; 
• seront efficaces par rapport à la gestion du changement pendant au moins les quatre à six prochaines années; 
• appuieront le développement de normes à l’échelle de toute l’organisation. 

Les quatre directeurs généraux, les deux directeurs et l’adjoint de direction suivants relèveront directement de l’administrateur en chef. 

Directeur général de la Croissance et des Infrastructures : Ce poste est le pivot concernant les politiques et les activités ayant trait à l’aménagement du territoire, aux services du bâtiment, aux routes, aux transports, aux travaux et aux grands projets d’immobilisations. Le titulaire gère aussi le travail connexe des Services de l’environnement. Tony Cecutti continue d’occuper cette fonction. 

Directrice générale du Développement communautaire : La personne qui occupe ce poste de gestion générale continue à s’occuper de la santé et des services sociaux, des soins de longue durée (Manoir des pionniers), des services à l’enfance, du logement, des bibliothèques, des musées et des ressources patrimoniales. S’y ajoutent maintenant la direction des services de transport en commun en tant que point d’accès important aux services sociaux et pour le développement communautaire en général. Le titulaire aura précisément pour mission de concevoir un plan à long terme visant à améliorer la prestation du service de première ligne à la clientèle dans les secteurs à l’extérieur du centre d’appels (311) de la Place Tom Davies. Catherine Matheson continue d’occuper cette fonction.   

Directeur général des Services organisationnels : Ce nouveau poste de gestion générale englobe l’ensemble des services internes et des fonctions de soutien à la municipalité. Ce secteur harmonise les ressources humaines, les technologies de l’information, les finances, les biens et véhicules ainsi que les services législatifs, juridiques et de sécurité en un seul groupe. On y fournira des services administratifs et on y guidera l’organisme tout au long du travail d’élaboration de plans à long terme comme le plan financier à long terme, la stratégie des technologies de l’information de l’organisme, le plan de gestion des biens et d’autres plans semblables à l’échelle de la municipalité. Les directeurs administratifs de ce secteur seront responsables des principaux secteurs de service et l’on prévoit qu’ils seront membres de l’équipe des cadres supérieurs. Un processus de recrutement afin de pourvoir à ce poste débutera dès que possible. 

Directeur général de la Sécurité communautaire : Ce poste englobe les Services d’incendie et paramédicaux ainsi que les Services d’urgence. Trevor Bain continue d’occuper cette fonction. 

Directeur des Communications et de l’Engagement communautaire : Le titulaire de ce poste dirigera l’élaboration de la stratégie organisationnelle et fournira un soutien en matière de communications internes et externes, des conseils relatifs aux communications et des services de gestion des activités. Dans cette structure, la division donne des conseils stratégiques généraux et mène des recherches sur les politiques à l’intention de l’administrateur en chef. De plus, elle assure un suivi des relations avec les ordres de gouvernement supérieur et fait rapport à ce sujet; elle dirigera également l’élaboration d’une stratégie organisationnelle de service à la clientèle qui, à ses premières étapes, modifiera le service 311 pour qu’il devienne la principale ressource visant à gérer la plupart des demandes d’information des citoyens. Un processus de recrutement afin de pourvoir à ce poste débutera dès que possible.     

Directeur du Développement économique : La Division du développement économique continuera à relever directement de l’administrateur en chef et son directeur se joindra à l’équipe des cadres supérieurs. Cette division dirige toujours les activités de développement économique communautaire, le Centre régional des affaires, les services de tourisme et de l’immigration, et elle facilite les activités de la Société de développement du Grand Sudbury. Ian Wood continue d’occuper cette fonction. 

La charte organisationnelle est en pièce jointe. 

Prochaines étapes 

Le processus de recherche d’un directeur général des Services organisationnels et d’un directeur des Communications et de l’Engagement communautaire débutera dès que possible. 

Un processus de gestion du rendement relativement au poste d’administrateur en chef sera présenté au Conseil pour approbation. Il s’agit de la première étape visant à mettre en œuvre un programme renouvelé de gestion du rendement individuel au sein de la municipalité. La deuxième étape consistera à élaborer des plans formels de rendement individuels concernant tous les postes de directeurs relevant directement de l’administrateur en chef. Ces plans seront mis en place avant la fin du premier trimestre de 2017. Ces objectifs de rendement personnalisés se fonderont sur le travail exigé afin de s’attarder aux plans figurant au budget de 2017. 

Conséquences financières 

Ces changements apportés à la structure organisationnelle ne doivent pas faire varier les coûts et ont eu lieu à cette fin. Le processus habituel d’évaluation des postes applicables aux emplois, nouveaux ou modifiés, pourrait mener à des rajustements de la rémunération, mais on ne prévoit pas que ces modifications soient importantes et l’on pourra y faire face au moyen des ressources approuvées existantes.  

L’adoption d’un modèle à quatre directeurs généraux consolide la capacité stratégique de l’organisation et contribue à une plus grande harmonisation des postes de directeurs. Cela est essentiel à l’adaptation réussie de la stratégie en plans d’activités annuels qui donnent les résultats visés. On décentralise les ressources de la haute direction et positionne la municipalité de sorte à tenir compte des besoins en matière de ressources aux échelons inférieurs dans la structure organisationnelle.