Informations détaillées sur la réservation

Vous trouverez ci-dessous les directives et exigences importantes à prendre en compte lors de la réservation et de l'organisation d'un événement à la Place Tom Davies.

Présence à l'événement : L'organisateur doit être présent pendant toute la durée de l'événement afin de superviser les activités.

Contrôle du bruit : Veillez à ce que le niveau sonore reste raisonnable afin de ne pas perturber les activités de la Ville du Grand Sudbury ou des services de police du Grand Sudbury.

Sécurité : Une sécurité supplémentaire peut être requise pour les événements organisés à Tom Davies Square. Le service de sécurité de l'entreprise évaluera les besoins en matière de sécurité et, si nécessaire, organisera une sécurité supplémentaire au coût de 27.59 $ + TVH par heure et par agent, à compter de mai 2025. Un minimum de quatre heures par agent sera facturé. Les tarifs sont susceptibles d'être modifiés chaque année.

Assurance : Une preuve d'assurance est requise pour tous les événements. Les organisateurs devront fournir un certificat d'assurance désignant la Ville du Grand Sudbury comme assuré supplémentaire. La couverture devra être comprise entre 2 et 10 millions de dollars, selon le type d'événement, et devra être fournie au moins 10 jours avant l'événement. Les organisateurs peuvent fournir leur propre certificat d'assurance ou souscrire une assurance auprès d'un assureur tel que Instant Risk ou tout autre assureur agréé. Pour plus d'informations sur l'assurance, consultez la page Exigences en matière d'assurance pour les événements organisés sur le domaine municipal.

Plan d'intervention d'urgence : Les organisateurs doivent disposer des ressources nécessaires pour mettre en œuvre les directives d'intervention d'urgence de la Ville pendant les événements. Ils recevront le plan de sécurité incendie du TDS et devront se familiariser avec les procédures d'urgence en cas d'urgence.

Accessibilité : Pour les personnes à mobilité réduite, le Tom Davies Square est accessible par la rue Minto, qui offre un accès facilité à l'entrée. Des places de stationnement accessibles sont également disponibles dans le parking souterrain. Les visiteurs peuvent utiliser l'ascenseur du parking pour se rendre au rez-de-chaussée, où ils peuvent accéder au foyer ou à la cour.  

Stationnement : Un stationnement souterrain payant est disponible via les rues Paris ou Minto. Des bornes de paiement sont situées des deux côtés du parking, municipal et provincial, avant la sortie. Des places de stationnement supplémentaires sont disponibles dans les parkings municipaux à proximité et dans les rues. Le paiement peut être effectué à la borne la plus proche ou via l'application HotSpot Parking. Le stationnement est gratuit après 18 h et le week-end, sauf en cas d'événement à la Sudbury Arena.

Accès à la cour du TDS : Si vous souhaitez accéder à la cour par les portails verrouillés situés sur Minto Street ou Larch Street, veuillez contacter le service de sécurité du TDS au 705-665-1130.  

Accès des véhicules à la cour et capacité de charge : Seuls les véhicules de tourisme et les camions ou fourgonnettes légers (moins de 4 000 kg ou 9 000 lb) peuvent accéder à la zone. L'accès spécial pour les véhicules plus lourds nécessite une autorisation préalable, qui peut inclure une analyse de la charge. Tous les véhicules, y compris ceux destinés à la livraison et à l'enlèvement du matériel événementiel, doivent respecter les restrictions de poids.

Prises électriques : plusieurs prises sont disponibles ; veuillez préciser vos besoins dans la demande d'événement spécial. Si vous avez l'intention d'utiliser les prises de la cour, le personnel municipal les activera pour l'événement.

Rallonges électriques : toutes les rallonges électriques doivent être homologuées CSA, résistantes, en bon état et adaptées à l'usage prévu. Les rallonges électriques doivent également être solidement fixées avec du ruban adhésif ou tout autre moyen afin d'éviter tout risque de trébuchement.? 

Nappes, jupes et rideaux : ils peuvent être utilisés, mais doivent être ignifugés et certifiés résistants au feu.

Tentes : des tentes ou des auvents peuvent être installés dans la cour et doivent être fixés à l'aide de poids ou de sacs de sable. Les piquets de tente ne sont pas autorisés. Les tentes et les auvents doivent être ignifugés et certifiés résistants au feu. Toutes les tentes doivent être espacées d'au moins trois mètres des autres tentes, structures et limites de propriété. Les tentes de plus de 646 pieds carrés nécessitent un permis de construire.

Utilisation du matériel après les heures d'ouverture : Le matériel sera installé dans le hall d'entrée pour les événements après les heures d'ouverture. Si l'événement a lieu dans la cour, le matériel sera laissé dans le hall d'entrée. Les organisateurs de l'événement peuvent accéder au matériel en contactant le service de sécurité TDS via l'interphone situé près des portes tournantes. Le service de sécurité leur donnera accès au matériel, mais les organisateurs sont responsables du déplacement et de l'installation du matériel, ainsi que de son retour dans le hall d'entrée après l'événement.  

Fournisseurs : L'organisateur doit fournir une liste de tous les fournisseurs participants. Les fournisseurs qui servent de la nourriture doivent fournir des certificats d'assurance et des permis spéciaux pour la restauration lors d'événements spéciaux.

Événements avec nourriture et alcool : Les événements impliquant de la nourriture ou de l'alcool doivent respecter les directives de la ville. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Incendie : Les flammes nues, y compris les bougies, sont interdites dans le foyer. Si un feu de joie est prévu dans la cour, veuillez l'indiquer dans la demande d'événement spécial. Aucun feu ou flamme nue sans surveillance n'est autorisé dans la cour. Une autorisation préalable doit être obtenue auprès des services d'incendie et de gestion des installations de la Ville du Grand Sudbury.

Toilettes : Des toilettes publiques sont disponibles au rez-de-chaussée du Tom Davies Square, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30. L'accès en dehors de ces heures nécessite un arrangement préalable et des frais de sécurité supplémentaires.

Nettoyage, enlèvement des déchets et services d'entretien : Les organisateurs d'événements sont responsables du nettoyage après leur événement et doivent s'assurer que les lieux sont laissés dans le même état qu'avant l'événement. Pour les événements de grande envergure, les organisateurs sont également responsables du recyclage et de l'enlèvement des déchets. Des services d'entretien après les heures d'ouverture sont disponibles au coût de 31 $ l'heure, avec un minimum de trois heures, à compter de mai 2025. Les tarifs sont susceptibles d'être modifiés chaque année. Un devis sera fourni en fonction des besoins de l'événement et du tarif horaire applicable à ces services.

Accès à la cour du TDS : Si vous souhaitez accéder à la cour par les portes verrouillées situées sur Minto Street ou Larch Street, veuillez contacter le service de sécurité du TDS au 705-665-1130.  

Accès des véhicules à la cour et capacité de charge : Seuls les véhicules de tourisme et les camions ou fourgonnettes légers (moins de 4 000 kg ou 9 000 lb) peuvent accéder à la zone. L'accès spécial pour les véhicules plus lourds nécessite une autorisation préalable, qui peut inclure une analyse de la charge. Tous les véhicules, y compris ceux destinés à la livraison et à l'enlèvement du matériel de l'événement, doivent respecter les restrictions de poids.

Dommages : L'organisateur de l'événement est responsable de tout dommage, coût de réparation ou perte de biens ou d'équipements appartenant à la ville. Ces coûts sont dus immédiatement à la réception de la facture.

Pour plus d'informations ou pour obtenir de l'aide, veuillez contacterevents@greatersudbury.ca.