Pratiques exemplaires pour les soirées cinéma en plein air

Une soirée cinéma en plein air représente une façon amusante de rassembler la communauté et de créer une expérience mémorable. Que la soirée cinéma soit une activité isolée ou qu’elle fasse partie d’un rassemblement plus élargi, une planification rigoureuse et une attention particulière à la sécurité, aux détails logistiques et à l’équipement requis aideront les organisateurs à tenir une soirée cinéma réussie qui respecte les exigences municipales. Les lignes directrices suivantes décrivent les pratiques exemplaires pour organiser et tenir une soirée cinéma en plein air sur une propriété de la Ville du Grand Sudbury

Planification et préparation    

  • Définir l’objectif de l’activité: . Définir la raison pour laquelle l’on désire tenir une soirée cinéma en plein air pour la communauté (par exemple, célébrer une étape importante, appuyer des efforts de collecte de fonds ou rassembler les voisins dans le cadre d’une expérience collective amusante).
  • Choisir un emplacement approprié: Choisir un lieu où il y a assez d’espace ouvert pour s’asseoir et mettre en place l’écran et l’équipement, un lieu étant facile d’accès pour les véhicules. Essayer de trouver un lieu à proximité de commodités comme des toilettes et des poubelles. S’assurer que le lieu est accessible à tous les participants, y compris ceux qui utilisent des aides à la mobilité. Confirmer à l’avance l’accès à de l’électricité si l’on a besoin d’électricité pour faire fonctionner l’écran, le projecteur ou le système de sonorisation.
  • Réserver l’espace dès que possible: . Pour tenir une soirée cinéma sur une propriété municipale, il faut conclure une entente de réservation d’une installation avec la Ville du Grand Sudbury et des frais pourraient être exigés. Il faut aussi obtenir une assurance-responsabilité d’événement, avec une couverture générale de deux millions de dollars, inscrivant la Ville du Grand Sudbury à titre d’assuré additionnel. Envoyer un courriel à Events@greatersudbury.ca afin de vérifier la disponibilité de l’emplacement et de la date et d’être mis en contact avec un agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury
  • Élaborer un budget: Inclure les coûts de la location de l’équipement (écran, projecteur, système de sonorisation), de l’assurance, ainsi que de toute autre activité et de tout autre service étant prévus dans le cadre de la soirée cinéma.
  • Recruter des bénévoles: Recruter des personnes qui pourront aider à la mise en place de l’équipement, au fonctionnement de l’équipement, à la gestion des participants et au nettoyage. Attribuer des rôles clairs afin de garantir le bon déroulement de l’activité.
  • Soumettre une demande d’autorisation pour un événement spécial: Après avoir confirmé la disponibilité de l’emplacement et de la date et réservé l’installation, soumettre une demande d’autorisation pour un événement spécial afin de fournir au personnel municipal les détails de la soirée cinéma en plein air

Mise en place de l’écran

    Un film peut être projeté sur un grand écran ou sur le mur d’un immeuble. S’assurer que la surface de projection est plate, de couleur claire et sans obstruction.

  • Éclairage: Choisir un emplacement avec un éclairage ambient minimal (p. ex., de la lumière peut provenir de lampadaires ou d’immeubles situés tout près) afin que le film puisse être visionné en toute clarté dans le noir.
  • Heure de début: Prévoir que le film débute après le coucher du soleil pour garantir une visibilité optimale.
  • Voisins: Choisir un emplacement qui n’occasionnera que très peu de perturbations pour les voisins. Éviter de projeter la lumière ou de diriger le son vers les résidences et les entreprises dans la région et s’assurer que le film ne se terminera pas trop tard dans la nuit si la soirée cinéma doit se dérouler dans un secteur résidentiel.

Exigences concernant la licence de droit de projection de film

  Selon le droit canadien sur la propriété intellectuelle, les soirées cinéma en plein air publiques sont considérées comme étant des représentations publiques. Il faut obtenir une licence de représentation publique pour montrer un film légalement, même si l’entrée est gratuite.

 En Ontario, l’on peut obtenir une licence pour projeter un film auprès de l’un des organismes suivants:

Pour obtenir une licence:

  • Communiquer avec l’un des organismes ci-dessus et fournir les détails de la soirée (titre du film, date de la soirée, lieu, taille de l’auditoire, frais d’entrée s’il y a lieu).
  • L’organisme confirmera si le film est disponible aux fins de projection publique et fournira un prix pour obtenir la licence.
  • Conserver au dossier l’approbation de la licence aux fins de vérification par la Ville du Grand Sudbury.
  • Il convient de noter que les services de diffusion en continu (comme Netflix, Disney+, Prime Video) ne comprennent aucun droit de projection publique. Ces films ne peuvent pas être utilisés dans le cadre de représentations publiques.

Autre option:

Une autre option consiste à engager les services d’une entreprise qui détient déjà les licences de droit de projection publique pour toute une gamme de films. Ces entreprises procurent souvent une liste toute prête de titres approuvés et peuvent aussi fournir l’écran, le système de sonorisation et l’équipement de projection dans le cadre d’un forfait de location. Cette approche peut simplifier la logistique et garantir que toutes les exigences légales et techniques soient respectées. Une recherche rapide en ligne dans la région pourra aider à identifier des entreprises locales offrant des forfaits de ce genre

Sécurité

  • Élaborer un plan d’urgence clair, lequel doit comprendre les coordonnées des services d’urgence et des organisateurs de la soirée cinéma.
  • Demander à des bénévoles de contrôler la foule près de l’écran, dans l’espace réservé pour s’asseoir et dans les allées afin d’assurer la sécurité.
  • Garder des fournitures de premiers soins à portée de la main et s’assurer qu’au moins un bénévole a obtenu une formation en secourisme général.
  • S’assurer que tout l’équipement électrique, les projecteurs et les rallonges électriques sont bien mis en place et sont en tout temps surveillés

Promotion et communication

  • Une fois que l’entente de réservation de l’installation est conclue et approuvée, promouvoir la soirée cinéma par divers moyens (p. ex., médias sociaux, bulletins communautaires et réseaux locaux).
  • Procurer des renseignements clairs sur l’heure et l’emplacement de la soirée cinéma, sur les possibilités de stationnement et de transport, ainsi que sur l’heure de début du film.
  • Utiliser une signalisation claire pour guider les participants vers les endroits où s’asseoir, les toilettes, les aires de recyclage et les autres services (s’il y a lieu)

Durabilité

  • Demander des bacs de compostage et de recyclage par l’entremise du site Web de la Ville du Grand Sudbury.
  • Éviter les plastiques à usage unique dans toute la mesure du possible.
  • Encourager les participants à apporter des bouteilles d’eau réutilisables ou soumettre une demande pour accueillir sur les lieux le distributeur mobile d’eau de la Ville du Grand Sudbury.

Après la soirée cinéma  

  • Procéder à un nettoyage complet des lieux de la soirée cinéma dès son achèvement. Éliminer adéquatement les déchets, enlever les décorations et retourner l’équipement.
  • Si de l’équipement de la Ville a été utilisé, le retourner à l’aire de rangement.
  • Recueillir la rétroaction des participants et des bénévoles afin d’évaluer le succès de la soirée cinéma et de cerner des domaines d’amélioration.
  • Partager les résultats et des photos de la soirée cinéma avec l’agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury et remercier les bénévoles, les commanditaires et les membres de la communauté pour leur participation.

En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisateurs peuvent tenir une soirée cinéma sécuritaire, agréable et attentionnée qui renforcera l’esprit communautaire et l’engagement au sein de la communauté.

Pratiques exemplaires pour les soirées cinéma en plein air (PDF)