Foire aux questions
Qu'est-ce que l'équipe consultative pour les événements spéciaux ?
L'équipe consultative sur les événements spéciaux est composée de représentants des services municipaux et d'agences distinctes qui facilitent ou autorisent divers aspects des événements spéciaux. L'équipe se réunit toutes les deux semaines pour examiner les détails de l'événement et les demandes en ligne. En soumettant une demande d'événement spécial, vous recevrez le soutien de représentants municipaux qui collaboreront avec vous pour assurer la réussite de votre événement.
Tourisme et soutien aux manifestations
Quels sont les programmes disponibles pour soutenir les événements au sein de la communauté ?
On peut trouver des renseignements sur l'appui aux événements touristiques, le Fonds de développement touristique et le Programme de subventions aux arts et à la culture à investsudbury.ca/incentives-et-programmes
On peut trouver des renseignements sur le Fonds d'initiatives pour les communautés en santé à Fonds ICS
Comment puis-je être informé des événements qui se déroulent dans la ville ?
Le calendrier des événements se trouve à l'adresse suivante discoverudbury.ca/events
Pour faire ajouter votre événement au calendrier, veuillez envoyer un courriel à sudburytourism@greatersudbury.ca.
Services des parcs et loisirs
Ai-je besoin d'une autorisation pour organiser un événement sur le terrain de la ville ?
Oui, vous devez obtenir une autorisation pour organiser un événement sur le terrain de la ville, et ce pour plusieurs raisons. La première est de s'assurer qu'aucun autre groupe n'a déjà réservé l'espace que vous souhaitez utiliser. La deuxième est de déterminer si l'espace que vous souhaitez utiliser est le meilleur endroit pour votre événement spécifique. Enfin, il faut s'assurer que l'événement que vous prévoyez d'organiser respecte toutes les politiques et exigences de l'événement et qu'il est sûr pour tous les participants. Si vous souhaitez vous entretenir avec le personnel de la ville au sujet d'un emplacement pour votre événement ou en savoir plus sur la planification d'un événement, veuillez-vous adresser à events@greatersudbury.ca
Quelles sont les installations de la ville disponibles pour la location et comment les réserver ?
Les services des parcs et loisirs disposent d'une variété d'endroits où des événements spéciaux peuvent être organisés. Il s'agit notamment de gazebos extérieurs, de salles d'arènes, d'espaces verts et de l'amphithéâtre Grace Hartman. Pour vérifier la disponibilité de ces installations, veuillez appeler les services des parcs et loisirs au 705-674-4455, poste 2446, ou envoyer un courriel à Parks.Recreation@greatersudbury.ca.
Règlements municipaux
Quand un événement doit-il faire l'objet d'une exemption pour nuisances sonores ?
Chaque fois qu'un événement spécial provoque un bruit amplifié ou inhabituel, une dérogation au règlement sur le bruit peut être justifiée en fonction de l'endroit où se déroule l'événement.
Qu'est-ce qu'un avis de voisinage et en ai-je besoin pour mon événement ?
Si votre événement spécial comporte des bruits susceptibles de déranger les résidents proches, vous devez notifier ces résidents avant l'événement. La notification consiste généralement pour les organisateurs de l'événement à rédiger une lettre de notification qui sera distribuée aux domiciles des résidents proches. Il incombe aux organisateurs de l'événement de créer, d'imprimer et de distribuer ces lettres avant l'événement. Un modèle de lettre de notification est disponible auprès de votre agent de liaison municipal.
Comment faire pour que mon événement soit considéré comme important pour la municipalité ?
Les événements où l'on sert de l'alcool au public doivent être considérés comme importants sur le plan municipal par le conseiller municipal qui supervise le quartier où se déroulera l'événement. Cette exigence est imposée par la Commission des alcools et des jeux de l'Ontario pour l'obtention d'un permis pour occasions spéciales. Lorsque vous soumettez votre demande d'événement et que vous indiquez que de l'alcool sera servi au public, Règlements municipaux entamera le processus et enverra la lettre d'importance municipale à l'organisateur de l'événement avant la tenue de l'événement.
Services de construction
Quand ai-je besoin d'un permis de construire une tente ?
Les tentes de plus de 646 pieds carrés (environ deux fois la surface d'une place de parking) doivent faire l'objet d'un permis de tente. Les tentes de plus de 2 422 pieds carrés doivent être examinées par un ingénieur professionnel. En fonction de la taille et de l'ampleur de votre événement, nous vous recommandons d'utiliser des tentes standard 10x10 avec des poids lorsque cela est possible.
Quelle doit être la distance entre les tentes ?
Les tentes doivent être espacées de 10 pieds les unes des autres, de toutes les structures et des limites de propriété. Les tentes doivent être fabriquées avec des matériaux ignifuges et les attaches ne doivent pas présenter de risque de trébuchement.
Quand dois-je demander un permis pour une scène ?
Un permis est nécessaire pour les scènes de 2 pieds (24 pouces) de hauteur ou plus. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Service des bâtiments au 705-674-4455, poste 4278.
Perturbations de la circulation
Quand dois-je demander une autorisation de fermeture ou d'occupation de route ?
Une autorisation d'occupation de la voirie est nécessaire pour tous les travaux ou événements qui se déroulent dans le droit de passage de la ville (emprise de la voirie).
Un permis de fermeture de route est nécessaire pour tout événement ou travaux de construction nécessitant la fermeture de la route. Pour obtenir des informations complètes sur les exigences et les frais liés à l'obtention d'un permis, veuillez consulter la page Interruptions de la circulation et fermetures de routes.
Qu'est-ce qu'un plan de contrôle du trafic et pourquoi en ai-je besoin ?
Les organisateurs d'événements sont tenus de joindre à leur demande un plan de contrôle de la circulation détaillant la manière dont la circulation sera gérée pendant la fermeture. Vous pouvez vous référer au Livre 7 (Conditions temporaires) de l'Ontario Traffic Manual pour obtenir des conseils ou faire appel à une société tierce pour élaborer le plan. Le personnel de la ville examinera et approuvera le plan de contrôle de la circulation.
Une fois que l'autorisation d'occupation/fermeture de route et le plan de contrôle de la circulation ont été approuvés, vous recevrez votre autorisation par courrier électronique. Les services de police seront informés de l'état de l'autorisation et des agents de service rémunérés pourront être amenés à escorter votre défilé ou à diriger la circulation aux intersections fermées.
Exigences en matière d'assurance
Pourquoi ai-je besoin d'une assurance responsabilité civile événementielle et pourquoi est-elle si importante ?
L'assurance des événements est obligatoire lorsque l'on loue des propriétés ou des locaux municipaux pour des événements ou des rassemblements. Cette assurance vous protège, vous, votre groupe ou votre société désignée, de toute responsabilité en cas de blessures ou de dommages matériels donnant lieu à une action en justice contre l'organisateur. La ville n'offre pas de couverture de responsabilité aux organisateurs d'événements, à leurs groupes, entreprises, employés ou bénévoles, et ne couvre pas non plus les réclamations ou les actions en justice découlant de l'événement.
Les vendeurs qui participent à mon événement doivent-ils fournir une assurance ?
La plupart des régimes d'assurance souscrits par les organisateurs d'événements ne couvrent pas la responsabilité civile des vendeurs.
En tant qu'organisateur de l'événement, vous pouvez également être tenu pour responsable si un vendeur présent à votre événement cause des blessures à des personnes ou des dommages à des biens. Dans ce cas, la partie lésée peut poursuivre le vendeur et l'organisateur de l'événement.
En tant qu'organisateur de l'événement, vous êtes tenu de demander à tous vos fournisseurs des attestations d'assurance responsabilité civile pour prouver leur couverture. Veillez à ce que l'organisateur de l'événement figure en tant qu'assuré supplémentaire sur ces polices.
Santé publique Sudbury et districts
Quand un événement doit-il faire l'objet d'une autorisation de vente d’aliments ?
Lorsque l'on sert de la nourriture au public en dehors de ou d'un établissement alimentaire inspecté, il est nécessaire d'obtenir un permis de service alimentaire pour événement spécial. Pour obtenir ce permis, un dossier de candidature doit être soumis à l'inspecteur de la santé publique qui l'examinera. Toutefois, si vous ne servez que des produits alimentaires préemballés à faible risque achetés dans un établissement alimentaire inspecté (comme des bonbons ou du chocolat), une autorisation n'est pas nécessaire.
Pour les événements de grande envergure réunissant plusieurs vendeurs d’aliments, les organisateurs de l'événement doivent remplir et soumettre une demande d'organisateur. Chaque vendeur de produits alimentaires doit également soumettre une demande séparée pour examen par un inspecteur de la santé publique.
Veuillez noter que la Ville du Grand Sudbury exige un certificat d'aliment pour événement spécial pour tout événement public où des aliments non préemballés sont servis, même si la cuisine est inspectée par le SPSD. Cette exigence s'applique à l'événement lui-même, et non seulement aux personnes qui manipulent les aliments.
Pour de plus amples renseignements, communiquez avec Santé publique Sudbury et districts au 705-522-9200, poste 464, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, ou visitez son site Web à Santé publique Sudbury et districts.
Où puis-je obtenir plus d'informations sur des préposés à la manutention des aliments?
Visitez le site Web de Santé publique Sudbury et districts à Formation des manipulateurs d'aliments ou communiquez avec un inspecteur de la santé publique au 705-522-9200, poste 464, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, pour obtenir de plus amples renseignements.
Les zoos pour enfants sont-ils autorisés lors des événements ?
Si les zoos pour enfants sont des attractions populaires, ils peuvent aussi être une source d'infection et de maladie pour les visiteurs. Si vous souhaitez organiser un zoo pour enfants lors de votre événement, vous devez obtenir un permis d'exposition d'animaux pour événement spécial auprès de la santé publique. Visitez Expositions d’animaux
Sécurité publique lors d'événements
Qu'est-ce qu'un plan d'urgence et pourquoi est-il important d'en avoir un pour mon événement ?
Un plan de gestion des urgences pour un événement est une stratégie détaillée qui décrit comment gérer les urgences potentielles, y compris les incidents médicaux, les incendies et les intempéries. Il comprend des procédures, des rôles, des méthodes de communication et des formations pour garantir une réponse rapide et efficace et la sécurité de tous les participants.
Un plan de gestion des urgences est essentiel pour assurer la sécurité et le bien-être des participants, du personnel et des bénévoles lors d'un événement. Il permet d'identifier et d'atténuer les risques, d'apporter une réponse rapide et coordonnée aux situations d'urgence et de garantir le respect des exigences légales. En outre, il renforce la confiance du public, minimise les perturbations et améliore l'état de préparation général et la réputation de l'événement.
Comment puis-je obtenir un permis pour organiser un feu de joie ou des feux d'artifice lors de mon événement ?
Pour obtenir un permis pour un feu ou des feux d'artifice dans le Grand Sudbury, vous devez soumettre un formulaire de demande dûment rempli au Service des incendies. Pour les feux de joie, vous devez fournir des détails sur l'emplacement, la taille et le but du feu. Dans le cas des feux d'artifice, il faut fournir des renseignements sur le type de feux d'artifice et l'emplacement de l'événement. Vous pouvez accéder aux formulaires nécessaires sur notre page Services d'incendie.
Services de police du Grand Sudbury
Quand la police doit-elle intervenir lors d'événements ? Qu'est-ce qu'un agent de service rémunéré ?
Le Service de police du Grand Sudbury s'engage à fournir un service de qualité à la communauté. Le Programme de services rémunérés permet aux clients approuvés d'embaucher à contrat des agents qui ne sont pas en service afin d'assurer une présence policière lors de leurs événements. Les agents ne seront pas affectés à une fonction qui les oblige à agir en dehors du cadre normal des fonctions policières. Parmi les missions pour lesquelles des agents sont disponibles, on peut citer (mais sans s'y limiter) :
- Manifestations, festivals et concerts communautaires
- Productions cinématographiques
- Défilés
- Construction de routes
- Manifestations sportives
- Contrôle du trafic
Chaque demande sera examinée afin de s'assurer qu'elle s'inscrit dans le mandat du Programme de services rémunérés. Le Service de police du Grand Sudbury se réserve le droit de déterminer le nombre d'agents et l'équipement requis pour un événement en fonction d'une évaluation des risques. Des frais s'appliquent pour ce service et sont déterminés par le nombre d'agents requis et la durée de leur présence sur les lieux.
Les services ne seront fournis que lorsque toutes les parties seront d'accord et que tous les postes nécessaires seront pourvus. Le GSPS n'est pas tenu de fournir des policiers en service rémunéré. Toutes les demandes de services rémunérés sont soumises à l'approbation préalable du Service. Veuillez communiquer avec le coordonnateur des services rémunérés au 705-675-9171, poste 2523, ou par courriel à l'adresse paid.duty@gsps.ca pour organiser des services de police rémunérés pour votre événement.