Étape 3 – Mise au point de la proposition et obtention de fonds
Mise au point du budget anticipé et des plans; obtention de fonds
Une fois que le groupe communautaire reçoit ses plans, ses estimations et ses devis, il peut les consolider dans le budget anticipé et les plans connexes du projet entier. Le groupe peut alors passer en revue le budget et les plans avec l’équipe de travail des projets communautaires des Services de loisirs.
Il faut toujours inclure au moins 20 pour cent de fonds de prévoyance dans votre budget. Le budget sera passé en revue annuellement, si le financement n’est pas complet, pour tenir compte de l’inflation.
La Ville du Grand Sudbury :
- cernera les lacunes et tout autre point à considérer;
- entreprendra ou évaluera les études et la consultation communautaires nécessaires, selon les besoins, le plus souvent lorsqu’il est question d’un nouveau bien;
- procurera de l’aide à demander les permis appropriés;
- examinera une dernière fois les plans avant d’approuver le projet et de lui donner le feu vert;
- procurera une approbation écrite pour aller de l’avant avec le projet;
- passera en revue le budget définitif du groupe et l’approuvera (l’approbation prendra la forme d’une lettre ou d’un courriel).
Obtention et confirmation des fonds
Les groupes peuvent obtenir des fonds par l’entremise de parrainages, de dons et de collectes de fonds communautaires. Ils peuvent consulter l’équipe de travail des projets communautaires des Services de loisirs pour parler de leurs idées pour amasser des fonds. Puis, ils devront élaborer un plan de parrainage et de reconnaissance à soumettre à l’étude du coordonnateur des partenariats et des services d’approche.
L'obtention des fonds requis par les gros projets peut prendre jusqu’à deux ans. Aucun travail ne débutera sur un projet communautaire jusqu’à ce que tous les fonds soient amassés, afin de satisfaire les exigences budgétaires.
Les groupes peuvent utiliser le gabarit de financement de la Ville pour simplifier leur planification et cerner des sources de financement (p. ex., des subventions, des parrainages, des dons, etc.).
Renseignements additionnels sur le financement
Contributions en nature
Il faut obtenir des lettres ou des documents d’engagement (p. ex., des courriels) pour les contributions en nature. Ces documents doivent comprendre les coordonnées des donateurs (particuliers et entreprises).
Une entente formelle est conclue avec la Ville du Grand Sudbury pour toute contribution en nature (services, fournitures et équipement), laquelle procure des détails précis sur le don. Le personnel municipal vous aidera à conclure les ententes avec les donateurs, une fois que vous aurez reçu leurs lettres d’engagement. Le donateur et la Ville discuteront en détail de ce que le donateur prévoit contribuer pour garantir que la portée de la contribution est définie dans l’entente et que cette contribution satisfait les besoins du projet.
Contributions en espèces
Les chèques pour les contributions en espèces doivent être libellés à l’ordre de la Ville du Grand Sudbury; le projet doit être indiqué dans la note (p. ex., patinoire extérieure Robinson). Les chèques doivent être reçus avant que les travaux ne puissent être entamés.
S’il n’y a pas de fonds dans le compte de la Ville, le projet ne peut pas aller de l’avant. Des lettres d’engagement pour des contributions en espèces ne suffisent pas pour lancer le projet. Avant le début des travaux, la Ville exige que les donateurs de contributions en espèces confirment la manière dont ils désirent être reconnus pour leur contribution, puisque les droits et les avantages liés à un don diffèrent de ceux d’un parrainage.
Pour obtenir des renseignements additionnels sur les parrainages, consultez notre Politique en matière de parrainage.
Pour obtenir des renseignements additionnels sur les dons, consultez notre Politique en matière de don.
Reconnaissance des parrains
Il est important de travailler avec l’équipe de travail des projets communautaires des Services de loisirs en vue d’assurer une reconnaissance appropriée des parrains. Les avantages de la reconnaissance seront définis en conséquence dans l’entente de parrainage et pourraient comprendre les suivants :
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- reconnaissance de la marque sur les enseignes extérieures (p. ex., sur les bandes d’une patinoire);
- reconnaissance dans le site Web de la Ville du Grand Sudbury, dans la page des parrainages;
- mention du parrainage dans les communications de la Ville du Grand Sudbury;
- reconnaissance unique par le maire et les membres du Conseil municipal;
- participation aux activités du jour de l’ouverture officielle et aux événements d’envergure annuels;
- occasion de distribuer des cadeaux et des échantillons dans le cadre de séances d’engagement.
Autres types de financement
Les groupes désirant présenter une demande de fonds auprès de l’initiative Communauté en santé peuvent se renseigner sur le processus dans le site suivant, Fonds ICS.
Lettres de soutien
Les groupes désirant présenter une demande en vue d’obtenir d’autres types de subventions et de financement peuvent discuter des options avec l’équipe de travail des projets communautaires des Services de loisirs. Celle-ci pourrait leur procurer une lettre de soutien pour accompagner les demandes pour d’autres subventions.