Étape 2 : Remplir une demande d'événement spécial
Mon événement doit-il faire l'objet d'un formulaire de demande d'événement spécial ?
Le formulaire de demande d'organisation d'un événement spécial vous invite à répondre à des questions afin d'identifier les services et/ou permis supplémentaires dont votre événement aura besoin. Veuillez remplir le questionnaire du mieux que vous pouvez, car cela aidera le personnel à fournir un soutien spécifique aux besoins de votre événement. Après avoir répondu à l'enquête, vous vous verrez attribuer un agent de liaison de la ville qui sera votre principal interlocuteur pour la planification de votre événement. Il vous contactera directement dans les 10 jours ouvrables pour discuter des prochaines étapes. Si des changements sont apportés à votre événement après l'envoi de votre demande, veuillez contacter votre agent de liaison municipal.
Une demande d'événement spécial DOIT être remplie et soumise au moins 60 jours avant l'événement si l'une des conditions suivantes s'applique :
1. L'événement est susceptible d'avoir un impact sur les services municipaux ou d'urgence.
2. De la nourriture est servie ou vendue au public.
3. De l'alcool est servi ou vendu au public.
4. L'événement nécessitera l'occupation, la fermeture ou l'interruption d'une route, d'une allée ou d'un trottoir.
5. L'événement comprendra des sons amplifiés. Des dérogations au règlement municipal sur le bruit peuvent être nécessaires (règlements 2018-29 et 2018-274).
6. L'événement comprendra des tentes ou des groupes de tentes couvrant une superficie de plus de 60 mètres carrés (646 pi2) ou des tentes attachées à un bâtiment ou érigées à trois mètres (10 pieds) ou moins d'autres structures.
7. L'événement comprendra des gradins ou des écrans de cinéma ou gonflables.
8. L'événement comprendra une loterie ou des jeux de hasard.
9. L'événement comprendra des feux, des feux d'artifice ou des spectacles pyrotechniques.
10. L'événement comprend des manèges ou des dispositifs gonflables.
11. L'événement comprend des promenades en poney et/ou en chariot ou des zoos pour enfants.
12. L'événement nécessite l'approbation des services de police, d'ambulance (EMS) ou d'incendie.
13. L'événement nécessite le soutien des services des parcs municipaux.
Si vous organisez un événement sur une propriété publique ou privée et que vous ne savez pas si vous devez soumettre un formulaire de demande d'événement spécial, veuillez envoyer un courriel à events@greatersudbury.ca.
Quand une demande d'événement spéciale n'est-elle pas nécessaire ?
Si vous souhaitez organiser un événement dans l'une des installations suivantes et que votre événement ne répond à aucune des spécifications énumérées ci-dessus, vous n'êtes pas tenu de remplir un formulaire de demande d'événement spécial.
- Location d'arènes
- Location de camps
- Location de la salle du centre communautaire
- Location d'un centre de conditionnement physique
- Location de la salle du Centre des sports nautiques du Nord et de la salle de conférence
- Location de parcs, de gazebos, de terrains de sport et de lieux extérieurs, y compris les lieux de mariage
- Location d'un terrain de jeu et d'une maison de sport
- Location de piscine
- Location de chalets de ski
- Location de terrains de sport
Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces installations, veuillez communiquer avec les services des parcs et loisirs au 705-674-4455, poste 2446.
Comment soumettre une demande
Une fois que vous êtes prêt à commencer votre demande, veuillez utiliser le portail de demande en ligne pour les événements spéciaux.
Les nouveaux utilisateurs devront créer un compte, tandis que les utilisateurs habituels pourront se connecter à leur compte existant.
Veuillez noter que la soumission d'une demande d'événement spécial ne garantit pas l'approbation de votre événement. Le personnel municipal a toute latitude pour approuver ou refuser la tenue d'un événement spécial sur une propriété municipale.