Faire une présentation virtuelle lors d'une réunion
Sur réception de votre demande visant à prendre la parole lors de la réunion, on vous transmettra les renseignements sur la réunion par l’entremise de Teams ainsi qu’un mot de passe, et ce, avant la rencontre, y compris un lien vers les ressources d’information pour les personnes utilisant cette plateforme pour la première fois.
Veuillez noter qu’un ordinateur ou un appareil de partage de vidéos n’est pas nécessaire pour participer à la réunion via Teams. Vous pouvez également vous servir d’un téléphone mobile ou d’un téléphone fixe. Un numéro vous sera fourni à cette fin dans l’invitation par courriel qui vous sera envoyée.
Si ce n’est déjà fait, les personnes qui ont l’intention de participer à la réunion peuvent s’inscrire dans Teams. Les renseignements suivants vous sont présentés pour examen et pour vous guider durant votre participation à distance à la réunion.
- Puisqu’un partage d’écrans ne sera pas activé pour les participants durant la réunion, les personnes qui veulent faire une présentation visuelle (PowerPoint ou autre) doivent l’envoyer à l’adresse coa_mv@grandsudbury.ca. La secrétaire-trésorière qui anime la réunion transmettra votre présentation à partir de son écran pendant que vous prenez la parole. Par conséquent, afin qu’il y ait assez de temps pour l’installation et les essais avant le début de la réunion, les personnes qui veulent faire une présentation visuelle doivent fournir leurs documents à la secrétaire-trésorierère au plus tard à 15 h le vendredi avant la rencontre.
- En vous joignant à la réunion, par téléphone ou en ligne, on vous y admettra en tant que personne présente. On ne vous saluera pas au moment de vous joindre à la réunion. Vous entendrez le déroulement de la réunion et vous verrez l’intervenant actuel (si vous avez accès à la vidéo), mais votre microphone sera désactivé jusqu’à ce que ce soit votre tour de prendre la parole.
- Si vous vous joignez à la réunion Teams par téléphone, ne mettez jamais votre téléphone en attente puisqu’une musique diffusée dans de tels cas le sera en ligne une fois que votre microphone sera réactivé.
- Pour optimiser la qualité de l’appel sur un ordinateur portatif, si possible, veuillez utiliser un casque d’écoute avec microphone; sinon, si vous utilisez le microphone de votre ordinateur portatif ou votre cellulaire, veuillez parler directement dans le récepteur.
- Veuillez ne transmettre à personne les détails de la réunion Teams et ne le faites pas non plus sur les médias sociaux. Ces renseignements s’adressent aux membres du Comité de dérogation, au personnel expressément désigné, aux auteurs d’une demande (ou à leur représentant) ainsi qu’aux personnes ayant demandé à prendre la parole. Toutes les autres personnes pourront assister à la réunion via sa diffusion continue en direct par la Ville du Grand Sudbury.
- Lorsque le président du Comité les invitera à prendre la parole, les délégations publiques auront cinq minutes pour présenter leurs commentaires. Il est interdit de poser des questions aux membres du Comité (ou aux membres du personnel) et de débattre avec eux. Si vous avez des questions, vous pouvez en faire mention durant votre présentation de cinq minutes. Vos commentaires doivent porter directement sur le contenu du ou des rapports faisant l’objet de votre présentation. Les membres du Comité peuvent vous poser des questions de suivi après vos remarques et commentaires, ou ils peuvent demander au personnel de répondre à ce que vous avez dit.
- Outre votre présentation orale, nous vous invitons à envoyer vos commentaires écrits pour étude par le Comité. Veuillez vous reporter aux renseignements fournis ci-dessus sur la façon de transmettre les présentations et commentaires écrits.