Guide du citoyen pour faire une présentation publique devant le Conseil municipal, les comités du Conseil municipal et les groupes consultatifs

Nous avons rédigé ce simple guide en vue de vous aider à préparer votre présentation. En procurant le bon matériel au Conseil municipal, vous l’aidez à prendre des décisions éclairées.

Qu’est-ce qu’une délégation communautaire?

Une délégation communautaire désigne tout citoyen ou groupe de citoyens représentant un groupe ou un organisme communautaire reconnu qui désire faire une présentation à l’occasion d’une réunion en vue de discuter de politiques ou d’initiatives municipales existantes ou proposées.

Les délégations communautaires font généralement leur présentation devant un comité du Conseil municipal ou un groupe consultatif. Les demandes de nouveaux fonds ne peuvent être présentées qu’à l’occasion des réunions de participation publique prévues dans le cadre des délibérations budgétaires municipales.

Présenter une demande en vue de comparaître

Les délégations communautaires doivent soumettre une lettre, préférablement rédigée sur du papier à entête du groupe ou de l’organisme communautaire ou à partir du compte de courriel de l’organisme, dans laquelle elles décrivent la manière dont la présentation se rapporte aux politiques ou aux initiatives municipales existantes ou proposées, ainsi que le résultat souhaité de la présentation.

La lettre doit comprendre le nom de la personne-ressource principale, son numéro de téléphone, son adresse postale et son adresse électronique, ainsi que le(s) nom(s) de la (des) personne(s) chargée(s) de la présentation. Un maximum de trois personnes peuvent se présenter au podium à la fois.

Le Bureau du greffier examinera la lettre de demande dans le contexte du Règlement de procédure 2011-235 de la Ville du Grand Sudbury en vue de déterminer si le sujet convient à l’ordre du jour.

Si le sujet convient à l’ordre du jour, le personnel municipal communiquera avec le représentant de la délégation en vue de l’informer de la date et de l’heure de la présentation et la lettre de demande sera inscrite à l’ordre du jour de la réunion choisie. Tous les renseignements contenus dans la lettre, y compris les noms, seront mis à la disposition du public par l’entremise de l’ordre du jour de la réunion.

Il se peut que dans certaines situations, une délégation communautaire ne soit pas inscrite à l’ordre du jour. En pareil cas, les renseignements procurés pourraient être circulés à titre d’information.

Les délégations communautaires peuvent livrer leur lettre de demande par la poste ou en personne au Bureau du greffier, Place Tom Davies, 200, rue Brady, C. P. 5000, succursale A, Sudbury (Ontario)  P3A 5P3. Elles peuvent également acheminer leur lettre par courriel à greffier@grandsudbury.ca

Avant la réunion

Préparez votre présentation. Les délégations communautaires ont un maximum de dix minutes pour comparaître devant le Conseil municipal, les comités du Conseil municipal et les groupes consultatifs. Toutefois, lors des réunions de participation publique, les interventions se limitent à cinq minutes. En règle générale, une diapositive équivaut à environ une minute de présentation. Les intervenants sont tenus de fournir tout le matériel d’information au Bureau du greffier au moins une semaine avant la réunion en vue de lui donner le temps d’en faire des copies.

Si votre présentation fait appel à une aide visuelle quelconque, telle qu’une présentation PowerPoint, veuillez la fournir au Bureau du greffier au moins une journée avant la réunion. Nous la mettrons en place et vous n’aurez qu’à faire votre présentation.

Veuillez noter qu’il s’agit d’un processus public. La Ville du Grand Sudbury diffuse en direct les réunions du Conseil municipal et des comités; tout le matériel soumis, y compris les photos, les présentations, les soumissions écrites, etc., fera partie de l’ordre du jour public. Tout contenu de l’ordre du jour devient un document permanent de la société.

La délégation communautaire a pour responsabilité de s’assurer d’obtenir, avant de soumettre le matériel de la présentation à la Ville du Grand Sudbury, une autorisation pour la collecte des renseignements personnels, l’utilisation des photos et leur divulgation au grand public en format imprimé, numérique, électronique, audio ou autre.

À la réunion

Attendez que le président annonce votre présentation avant de vous présenter au podium.

Rappelez-vous de vous présenter, ainsi que toute autre personne qui vous accompagne au podium (jusqu’à trois personnes peuvent s’y présenter). Indiquez la raison pour votre présentation.

Le président de la réunion est chargé de conduire la réunion et de veiller au décorum de celle-ci. Suivez toujours les directives et les instructions du président.

Adressez votre présentation et vos réponses aux questions au président. Le protocole à suivre consiste à dire « Par votre entremise, Monsieur le Président / Madame la Présidente » ou, si le maire préside la réunion, « Par votre entremise, Monsieur le Maire ».

Établissez un contact visuel avec votre auditoire et essayez de ne pas lire directement vos diapositives ou vos notes d’allocution. Vous trouverez en ligne et à la Bibliothèque publique du Grand Sudbury de nombreuses excellentes ressources sur l’art oratoire et les techniques de présentation.

Une fois votre présentation terminée, demeurez au podium jusqu’à ce que le président vous ait remercié. Le président pourrait vous demander de répondre à des questions. Attendez les directives du président avant de répondre aux commentaires et aux questions des membres.

À NOTER : Les réunions se déroulent en anglais, mais les délégations peuvent adresser les membres en anglais ou en français.

Avis de collecte de renseignements :

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, pour les besoins de l’inscription d’une délégation communautaire en vue d’une présentation devant le Conseil municipal du Grand Sudbury, d’un comité du Conseil municipal ou d’un groupe consultatif de citoyens. Le nom et l’adresse de la source, les noms et les adresses des autres membres de la délégation communautaire, ainsi que tout matériel soumis deviennent la propriété publique, pouvant être consultés par le grand public et pouvant être publiés dans un rapport au Conseil municipal, y compris dans un ordre du jour du Conseil, de même que dans le site Web de la Ville du Grand Sudbury. Pour toute question concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels, veuillez communiquer avec le greffier adjoint au 705 674-4455, poste 2010, ou à l’adresse suivante : C. P. 5000, succursale A, 200, rue Brady, Sudbury (Ontario) P3A 5P3.